Mustergeschäftsordnung für preußische Behörden (1912)

Aus: Großkopff, Julius und Brandenstein, Karl von (1912): Handbuch für den Verwaltungsdienst. Bd. 1. 5. Aufl. Berlin: Heymann, S. 287–299.

§ 58 Geschäftsbetrieb der Behörden

AllgemeinesGeschäftsleitung – Dienst der höheren Beamten – Dienst der Bureau- und Kassenbeamten – Kanzleidienst – BotendienstGeschäftsjournalAktenregistraturBehandlung der GeschäftsvorlagenAnforderungen der Neuzeit

1. Allgemeines über den Geschäftsbetrieb der Behörden.

a) Der Dienst und der Geschäftsbetrieb jeder Behörde regeln sich nach den für sie geltenden allgemeinen und besonderen Geschäftsordnungvorschriften.

Zum Diensteintritt hat der Beamte sich zunächst persönlich bei dem Leiter der Behörde zu melden und dessen Anweisung wegen Übernahme der Dienstgeschäfte zu erwarten.

Unmittelbar nach der Übernahme der Dienstgeschäfte hat sich der Beamte mit den allgemeinen und besonderen Geschäftsordnungsbestimmungen genau vertraut zu machen; Unkenntnis schützt nicht vor disziplinarischer Verantwortlichkeit.

Sache der Geschäftsleitung ist es, geeignete Fürsorge zu treffen:

  1. daß jedem neueintretenden Beamten die nicht veröffentlichten Geschäftsordnungsvorschriften der Behörde zur Kenntnisnahme vorgelegt werden;

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  1. daß dem Beamten auch fernerhin Gelegenheit geboten wird, zu jeder Zeit die nicht veröffentlichten Geschäftsordnungsvorschriften einzusehen.

b) Zu den Geschäftsordnungsvorschriften gehören beispielsweise und sind besonders zu beachten die Erlasse und Verfügungen über:

  1. die Dienststunden;
  2. die Dienstbefreiung infolge Erkrankung, die Urlaubsgesuche;
  3. das Verhalten in den Diensträumen;
  4. das Verhalten bei Feuersgefahr in den Diensträumen;
  5. die Behandlung der Akten;
  6. die Behandlung der Eilvorlagen.

Der Geschäftsbetrieb umfasst regelmäßig:

  1. die Geschäftsleitung;
  2. den Dienst der höheren Beamten;
  3. den Dienst der Bureau- und Kassenbeamten;
  4. den Kanzleidienst;
  5. den Botendienst.

2. Geschäftsleitung, Dienst der höheren Beamten, Bureau- und Kassendienst, Kanzleidienst, Botendienst.

a) Die Geschäftsleitung liegt dem Chef der Behörde ob und enthält die innere und äußere Vertretung der Behörde, insbesondere:

  1. die Aufrechterhaltung der Ordnung in den Diensträumen und die Aufsicht über den gesamten Geschäftsbetrieb;
  2. die Verteilung der Geschäfte an die Beamten der Behörde;
  3. die Annahme der Eingänge und die Vollziehung der abgehenden Schriftstücke im Namen der Behörde;
  4. die Handhabung der Disziplin über die Beamten der Behörde.

Zur Erleichterung der Geschäftsleitung und des übrigen Betriebes dienen bei umfangreichen Behörden folgende Einrichtungen:

  1. Die Behörde zerfällt in Abteilungen (Senate, Kammern), und zwar gewöhnlich nach sachlicher Verschiedenheit der Dienstgeschäfte, ausnahmsweise nach örtlichen Bezirken. Die Vorsteher oder Dirigenten der Abteilungen besorgen einen Teil der Geschäftsleitung. Die Einheitlichkeit der Behörden nach innen und außen wird durch die Einrichtung der Abteilungen nicht beseitigt; jede Abteilung erscheint nur als ein organisches Glied der Behörde, nicht aber als eine besondere Behörde.
  2. Für die höheren Beamten, insbesondere für die Mitglieder der Behörden, sind ständige Geschäftsdezernate eingerichtet. Ihre Abgrenzung erfolgt entweder nach der sachlichen Verschiedenheit der Dienstgeschäfte oder nach örtlichen Bezirken.

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c) Den höheren Beamten einer Behörde liegen die folgenden Dienstgeschäfte ob:

  1. Die Bearbeitung der schriftlichen Vorlagen nach Maßgabe des Geschäftsverteilungsplanes und der Zuschreibungen seitens der Geschäftsleitung unter verantwortlicher Konzeptzeichnnng der Entwürfe. Die unterschriftliche Vollziehung der abgehenden Schriftstücke, soweit dies gestattet ist, im Auftrage der Behörde;
  2. die Beschäftigung und die Beaufsichtigung der zugewiesenen Beamten;
  3. die Stellvertretung oder sonstige Unterstützung der Geschäftsleitung;
  4. die Ausführung von Dienstreisen zur Bewirkung örtlicher Geschäftsrevisionen, zur Aufnahme von Verhandlungen usw.

d) Die Erledigung der Dienstgeschäfte kann nach einem dreifach verschiedenen System erfolgen:

  1. dem autokratischen oder persönlichen oder Bureausystem;
  2. dem Kollegialsystem;
  3. dem gemischten System.

Nach dem autokratischen System ergehen die Entscheidungen und die Verfügungen der Behörde unter der Verantwortlichkeit nur eines Beamten.

Das autokratische System gilt bei allen denjenigen Behörden, die mit leitenden und entscheidenden Einzelbeamten besetzt sind, z. B. Amtsgericht, Kreisschulinspektion, Gewerbeinspektion. Rein autokratisch eingerichtet sind auch die Ministerien des preußischen Staates.

Beim Kollegialsystem erfolgt die entscheidende Erledigung der Angelegenheiten durch eine Beschlußfassung mehrerer Mitglieder der Behörde; Beispiele: die Kammern der Landgerichte, die Senate der Oberlandesgerichte, die Kirchen- und Schulabteilungen, die Finanzabteilungen der Regierungen.

Beim gemischten System werden die Angelegenheiten teils von Einzelbeamten in autokratischer Weise, teils durch Kollegialbeschluß erledigt. Nach diesem gemischten System wirken beispielsweise zusammen: Der Oberpräsident und Provinzialrat, der Regierungspräsident, das Plenum, die Abteilungen der Regierung und der Bezirksausschuß, der Landrat und Kreisausschuß.

Das Plenum (Plenarversammlung) einer Kollegialbehörde umfaßt alle Mitglieder derselben; nur bestimmte, besonders wichtige Sachen pflegen der Plenarberatung oder Entscheidung zu unterliegen.

e) Der Dienst der mittleren Beamten bei den Behörden, – der Bureau- und Kassendienst – umfaßt in der Regel:

  1. die Führung der Geschäftsjournale und der Terminkalender;
  2. die Führung der Aktenregistratur;
  3. die Hilfeleistung im Schriftverkehr (Expedition) nach Anweisung und unter Aufsicht der höheren Beamten; die Protokollführung und die Ausführung der Rechnungsarbeiten (Kalkulatur);

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  1. die Kassengeschäfte nach Maßgabe der bestehenden Kassenordnungen;

f) Die Kanzlei der Behörde besorgt die Anfertigung der Reinschriften nach den verantwortlich gezeichneten Entwürfen (signierten Konzepten).

Die Kanzleibeamten bilden eine Beamtenklasse für sich; der Kanzleidienst bildet keinen Bestandteil des Bureau- und Kassendienstes. Bei größeren Behörden ist mit der Leitung der Kanzlei ein älterer Kanzleibeamter unter dem Titel „Kanzleiinspektor“ betraut, er bezieht eine Stellenzulage.

Bei den Ministerien und Zentralbehörden steht an der Spitze der Kanzlei ein Kanzleidirektor.

Der Kanzlei liegt auch die Sorge für die Absendung der Schriftstücke ob, sofern nicht eine besondere Stelle (Absendestelle) mit der Absendung beauftragt ist.

g) Die Boten haben die für den Dienst erforderlichen Gänge und rein mechanischen Dienstleistungen, z. B· das Zutragen und Abtragen der Akten, die Wegbringung und Abholung der Postsachen zu besorgen, sie haben bei Absendung der Schriftstücke usw. Hilfe zu leisten.

Bei größeren Behörden ist mit der Leitung sämtlicher Botengeschäfte ein älterer Bote unter dem Titel „Botenmeister“ beauftragt, er bezieht eine Stellenzulage.

3. Geschäftstagebuch. Terminkalender.

a) Das Geschäftstagebuch oder Geschäftsjournal ist das Kontrollbuch der Behörde über ihren Geschäftsbetrieb, über den Eingang und Abgang der Schriftstücke.

Als ein unentbehrliches und wichtiges Hilfsmittel der Behörde soll das Geschäftsjournal eine zuverlässige und übersichtliche Auskunft geben über den Verbleib der ein- und ausgehenden Schriftstücke. Bei größeren Behörden mit Abteilungen wird das Geschäftstagebuch abteilungsweise geführt. Zweckmäßig werden bei solchen Behörden in der Regel so viele besondere Tagebücher – auch innerhalb der Abteilungen – geführt, als Arbeitsteile (Dezernate) bezw. Geschäftszweige bestehen.

b) Soll das Geschäftstagebuch seinem Zwecke entsprechen, so hat der Tagebuchführer folgende Hinweise sorgfältig zu beachten:

  1. Das Tagebuch muß mit der größten Regelmäßigkeit und Pünktlichkeit geführt werden. Die Eintragungen müssen ohne jeden Verzug bewirkt, die Vorlagen mit der möglichsten Beschleunigung weitergegeben werden.
  2. Die Eintragungen müssen gemacht werden:a) tatsächlich richtig, insbesondere auch ohne jede Verschleierung bei vorgekommener Verzögerung in den Eintragungen;

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b) vollständig nach Maßgabe des vorgeschriebenen Formulars;

c) mit leserlicher Handschrift;

d) mit solcher Genauigkeit und Ausführlichkeit, daß die Ermittelung jedes Schriftstücks und die Feststellung seiner Identität mit Leichtigkeit erfolgen kann, und zwar nicht nur durch den Journalführer selbst, sondern auch durch andere Beamte.

c) Die dem Tagebuchführer unmittelbar vorgesetzten oder übergeordneten Beamten haben die Tagebuchführung einer zweckdienlichen, fortlaufenden Kontrolle zu unterwerfen, auf leichtere Verstöße der Beamten aufmerksam zu machen, wiederholte oder grobe Vernachlässigungen aber zur Anzeige zu bringen; eventuell werden sie mitverantwortlich für Unzuträglichkeiten, die aus der ordnungswidrigen Tagebuchführung entstehen.

d) Das Geschäftstagebuch bildet die formale Grundlage eines jeden staatlichen Geschäftsverkehrs; anhaltende Mängel in der Tagebuchführung würden den Betrieb in empfindlicher Weise beeinträchtigen und zu lästigen und nachteiligen Störungen führen.

e) Das Geschäftstagebuch wird nach dem vorgeschriebenen Formular geführt, und zwar gewöhnlich für das Kalenderjahr.

Die Eintragungen pflegen folgende zu sein:

  1. Die laufende Nummer des Tagebuchs in zeitlicher Reihenfolge der Vorlagen. Die Tagebuchnummern beginnen mit 1 und werden für das Geschäftsjahr (oder für jeden Monat) fortgeführt, um beim Beginn des neuen Geschäftsjahres (oder des neuen Monats) wieder mit 1 anzufangen. Die Tagebuchnummer wird auch auf der zugehörigen Vorlage vermerkt, und zwar neben dem Präsentationsvermerk. Die zu einer Vorlage gehörigen Anlagen sind ihrer Zahl nach auf der Vorlage anzugeben.
  2. Das Datum des Eingangs der Vorlage (Präsentationsdatum).
  3. Die Bezugnummer, falls eine solche in Frage kommt.
  4. Name und Wohnort des Absenders der Vorlage.
  5. Inhaltsangabe der Vorlage – ganz kurz, aber so vollständig und treffend, daß der Hauptgegenstand ersichtlich ist.
  6. Der auf der Vorlage ausgezeichnete Dezernent (Mitdezernenten, ev. Expedient).
  7. Der Tag der Verfügung.
  8. Die weitere Geschäftsbehandlung.
  9. Ein Vermerk darüber, wann die Vorlage zu den Akten genommen, oder wann sie weiter gesandt ist.
  10. Bezeichnung der Akten, zu welchen die Vorlage zu nehmen ist.

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Bei weniger bedeutenden Geschäftsbetrieben vereinfacht sich entsprechend die Journalführung.

f) Vom Tagebuchführer oder einem anderen Bureaubeamten werden noch besondere Terminkalender geführt, nämlich:

  1. ein Terminkalender mit den feststehenden, regelmäßig wiederkehrenden Terminen für Berichte, die an höheren Stellen zu erstatten sind oder von unteren Behörden erwartet werden;
  2. ein Reproduktionskalender (Wiedervorlagekalender) als ein Verzeichnis derjenigen Vorlagen, die zu bestimmter Zeit wieder in den Geschäftsgang zu geben sind.

g) Zur Vermeidung von Störungen und Erinnerungen sind die in den Kalendern vermerkten Termine sorgfältig zu beachten, zur Verfolgung derselben sind die Vorlagen rechtzeitig in den Geschäftsgang zu bringen.

4. Aktenregistratur, – Bibliothek.

a) Die Registratur enthält:

  1. Allgemeine oder Generalakten mit den allgemeinen Schriftstücken, insbesondere den allgemeinen Erlassen und Verfügungen.
  2. Besondere oder Spezialakten mit den auf die einzelnen Geschäftssachen bezüglichen Schriftstücken.

b) Die Akten – Generalakten und Spezialakten – sind in der Regel nach Sachgebieten (Materien), ausnahmsweise nach örtlichen Bezirken, geteilt.

c) Der obere Deckel jedes Aktenheftes soll enthalten:

  1. Die Bezeichnung der Behörde;
  2. die Angabe der Angelegenheit, auf welche sich das Aktenheft bezieht;
  3. die Bemerkung: „Generalakten“ oder „Spezialakten“;
  4. die Bezeichnung der zuständigen Registratur;
  5. die Nummer des Aktenheftes, des Registraturfaches usw.

d) Die Akten sind in geheftetem Zustande und in zeitlicher Reihenfolge fortzuführen.

Nur die erledigten Vorlagen dürfen zu den Akten genommen werden.

Die Generalakten sind vorn mit einem Inhaltsverzeichnis (Rotulus), in welchem die eingehefteten Vorlagen in zeitlicher Reihenfolge zu vermerken sind, versehen.

e) Der Aktennachweis in einer Registratur wird durch folgende Verzeichnisse geführt:

  1. das Aktenverzeichnis (Aktenrepertorium); dasselbe ist ein fortlaufendes geheftetes Verzeichnis der Akten nach den Nummern der Aktenstücke und den Fächern ihrer Aufbewahrung;
  2. ein Aktenausgabebuch, in dem die ausgegebenen Akten eingetragen werden.

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  1. ein Verzeichnis über die weggelegten (reponierten) Akten; das sind solche Akten, die außer Gebrauch gestellt, aber noch aufzubewahren sind.

f) Bei größeren Behörden mit Abteilungen pflegt die Registratur abteilungsweise eingerichtet zu sein; auch innerhalb einer Abteilung findet nicht selten eine Trennung der Registratur nach bestimmten Geschäftszweigen statt. In neuerer Zeit geht das Bestreben dahin, jedem Dezernat bezw. Geschäftszweig seine eigene Registratur zu geben. Es werden dann Expedition und Registratur möglichst in einer Hand vereinigt.

g) Der Dienst des Registrators enthält naturgemäß eine größere Selbständigkeit als der Dienst des Expedienten.

Die zuverlässige Führung der Registratur ist von großer Wichtigkeit. Eine tüchtige Verwaltung der Akten erleichtert und fördert den Geschäftsbetrieb, verhütet Störungen in demselben und schützt den Staat und das Publikum vor Nachteilen.

Die Akten bilden:

  1. das unentbehrliche Arbeitsmaterial für die Behörde und ihre Beamten;
  2. ein für die Behörden und mancherlei Privatinteressen wertvolles Gut, das zum Teil unersetzbar ist.

h) Für die Führung der Registratur und die Behandlung der Akten überhaupt mögen die folgenden Hinweise sorgfältige Beachtung finden:

  1. Die erledigten (– im Tagebuch ausgetragenen –) Schriftstücke sind ohne Verzug in die richtigen Aktenhefte zu bringen.
  2. Auf eine zweckmäßige Ordnung der Aktenhefte nach Sachgebieten, nach allgemeinen und besonderen (generellen und speziellen) Schriftstücken ist Sorgfalt zu verwenden.
  3. Die Kontrolle über die Aufbewahrung und den Verbleib der Akten muß fortlaufend gewissenhaft und so übersichtlich geführt werden, daß auch ein neu eintretender Beamter sich ohne Schwierigkeit zurechtfinden kann.
  4. Ein besonderes Augenmerk ist zu richten auf die Verwahrung von Karten, Zeichnungen und sonstigen wertvollen bezw. unersetzbaren Sachen.
  5. Die für den laufenden Geschäftsbetrieb jeweilig erforderlichen Akten sind ohne jeden Verzug vorzulegen.
  6. Ohne Kontrolle in der Registratur darf kein Beamter Aktenstücke aus der Registratur oder aus einzelnen Aktenheften entnehmen.
  7. Die Bestimmungen über die Aussonderung und Vernichtung von Akten sind genau zu beachten.

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  1. Privatpersonen darf eine Einsicht in die Akten nur nach ausdrücklicher Ermächtigung der Geschäftsleitung gestattet werden; größte Vorsicht wird durch die Interessen der Behörden geboten und ist notwendig, um Nachteilen vorzubeugen.
  2. Hinsichtlich der Versendung von Akten an andere Behörden – namentlich an Behörden anderer Staaten – sind die ministeriellen Vorschriften genau zu beachten; auch in diesen Fällen ist Vorsicht am Platze.
  3. Alle Akten einer Behörde ohne Unterschied der Abteilungen stehen grundsätzlich jedem bei ihr angestellten Beamten für den Dienstgebrauch zur Verfügung; eine Ausnahme gilt nur für die Geheimakten, die sorgfältig unter Verschluß zu halten sind und nur an die von der Geschäftsleitung bestimmten Beamten bezw. Behörden von Hand zu Hand oder unter Verschluß verabfolgt werden dürfen.
  4. Außer Kontrolle gekommene Akten sind unverzüglich durch einen Laufzettel zu ermitteln.
  5. Die Akten der Behörde sollen jedem Beamten derselben grundsätzlich unantastbar sein.

i) Neben den Akten bilden die für den Dienstgebrauch bestimmen Bücher der Behörde – die Bibliothek – ein wertvolles und wichtiges Arbeitsmaterial.

Die Verwaltung der Bibliothek umfaßt:

  1. die Beschaffung der Bücher;
  2. die Registrierung und Aufbewahrung der Bücher;
  3. die Ordnung für die Benutzung der Bücher.

Die Behörde beschafft entweder selbst die Bücher durch Ankauf aus ihren etatsmäßigen Mitteln, oder sie werden ihr von der vorgesetzten Behörde überwiesen.

Unmittelbar nach dem Eingange eines Buches ist unverzüglich zu sorgen:

a) für seine Einbindung,

b) für seine Registrierung (Numerierung und Eintragung in den Katalog).

Die für die Ausgabe, die Rückgabe und die Benutzung der Bücher ergangenen Ordnungsvorschriften der Bibliothek sind pünktlich und sorgfältig zu beachten.

Die entnommenen Bücher sind tunlichst bald zurückzugeben.

Die Abgabe von Büchern an Personen, die nicht zu den Beamten der Behörde gehören, ist nur mit ausdrücklicher Ermächtigung des Chefs der Behörde zulässig.

5. Behandlung der Geschäftssachen: Schriftverkehr und Expedition

a) Die eingehenden Geschäftsvorlagen pflegen den folgenden Gang zu nehmen:

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  1. Öffnung des Schreibens durch die dazu bestimmte Stelle. Die mit „Eigenhändig“ oder „Vertraulich“ oder „Geheim“ (Sekret) usw. bezeichneten Briefe dürfen in der Regel nur von dem Chef der Behörde oder seinem Vertreter geöffnet werden. Sogleich nach der Brieferöffnung wird der Eingang mit dem Präsentationsdatum (Eingangs-Datum) versehen. Darauf wird diejenige Dienststelle bezeichnet, wo die Bearbeitung der Sache zu erfolgen hat und gegebenenfalls durch Zeichen oder Vermerke angeordnet, wie die Bearbeitung geschehen soll, wer Entwurf und Reinschrift zu zeichnen hat usw.
  2. Von dem Chef der Behörde bezw. von dem Abteilungsleiter geht die Vorlage gewöhnlich zunächst an das Tagebuch zur Eintragung und von dort nach etwa erforderlicher Beifügung von Akten und Vorgängen seitens der Registratur an den zur Bearbeitung berufenen Beamten (Dezernenten). Sind zwei oder mehrere Dezernenten für die Bearbeitung der Sache bestimmt, so werden die neben dem ordentlichen Dezernenten mitwirkenden Beamten als Mitdezernenten bezeichnet. In diesen Fällen erhalten die Mitdezernenten die Vorlage zuerst und versehen sie mit dem Vermerk „Gesehen“ oder auch mit einem Votum.
  3. Zur Beschleunigung des Geschäftsganges besonders bei größeren Behörden empfiehlt es sich, die Vorlagen vom Chef bezw. Abteilungsleiter zunächst an den Dezernenten gehen zu lassen. Von diesem gelangen sie dann – teilweise schon bearbeitet – an das Journal bezw. an die Registratur und Expedition. Die Mitdezernenten erhalten dann die Vorlage in der Regel erst mit der Bearbeitung.
  4. Der Dezernent fertigt den Erledigungs-Entwurf entweder selbst an oder läßt ihn durch einen Bureaubeamten (Expedienten) herstellen. Der von allen beteiligten Dezernenten gezeichnete (signierte) Entwurf geht zur abschließenden Zeichnung an die Geschäftsleitung, soweit nicht dem Dezernenten die selbständige Bearbeitung und Zeichnung übertragen ist. Der fertig gestellte Entwurf geht an die Kanzlei zur Anfertigung der von der Geschäftsleitung oder vom Dezernenten zu vollziehenden Reinschriften und zur Absendung.
  5. Nach der Absendung gehen die zurückbehaltenen Vorgänge mit Einschluß des Konzeptentwurfs an die Registratur zur Einverleibung in die Akten.
  6. Zur Kontrolle des Geschäftsganges ist notwendig, daß von jedem bei der Bearbeitung einer Vorlage beteiligten Beamten das Datum ihrer Weitergabe vermerkt wird; gewöhnlich wird der Datumsvermerk neben das Namenszeichen („Signum“) geschrieben.

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Die zur Führung eines Arbeitstagebuches verpflichteten Bureaubeamten haben die ihnen zugewiesenen Vorlagen sofort nach Empfang in das Tagebuch einzutragen und die Abgabe daselbst zu vermerken.

b) Geheimvorlagen haben die in Betracht kommenden Beamten stets verschlossen oder von Hand zu Hand weiterzugeben

c) Die mit „Sofort“ oder mit „Eilt“ bezeichneten Vorlagen müssen mit besonderer Beschleunigung durch den Geschäftsgang gebracht und innerhalb kürzester Frist erledigt werden.

Ebenso sind auch alle nicht mit einem Eilvermerk, aber ihrer Natur nach als eilbedürftig erscheinenden Eingänge tunlichst bald, womöglich noch an demselben Tage zu erledigen.

Notwendig ist die unverzügliche Durchsicht aller Eingänge und Vorlagen seitens der bei der Bearbeitung beteiligten Beamten, um eine etwaige Eilbedürftigkeit der Sache feststellen zu können.

Die Eilbedürftigkeit einer Sache ist stets dann vorhanden, wenn ein innezuhaltender Termin zur Erledigung drängt. Erinnerungen höherer Behörden muß mit besonderer Sorgfalt – unvermeidlichen Falles durch Fristbericht – vorgebeugt werden.

Mit tunlichster Beschleunigung sind namentlich alle Geldanweisungen zu besorgen, denn dadurch wird nicht selten einer Verlegenheit vorgebeugt. Wenn z. B. ein Bauunternehmer auf Befriedigung der ihm zustehenden Forderung warten muß, so müssen in der Regel auch seine Lieferanten und Arbeiter warten. „Wer schnell zahlt, zahlt nicht selten doppelt.“

Aber auch im übrigen soll den Interessenten und ihren besonderen Wünschen auf schleunige Erledigung mit dem möglichsten Eifer und der größten Gefälligkeit aller beteiligten Beamten begegnet werden.

In dem geregelten und schnellen Geschäftsbetriebe der Behörde liegt bei den heutigen Zeitverhältnissen eine sozialpolitische Bedeutung.

Jeder Beamte soll die Beschleunigung des Geschäftsbetriebes als eine Ehrensache der Behörde betrachten; durch nichts wird das Ansehen der Behörden und ihrer Beamten mehr gehoben als durch eine schnelle und gefällige Erledigung der Dienstsachen.

d) Bei den für die Postbeförderung bestimmten Schriftstücken usw. ist neben der Adresse des Konzepts oder der Urschriftsangabe der vorschriftsmäßige Vermerk zu machen über: die Frankierung („Frei laut Avers“ oder „Frei mit Briefmarken“) oder die Portofreiheit als „Reichsdienstsache“, als „Militärsache“ usw. oder die Portopflichtigkeit als „Portopflichtige Dienstsache“.

Regel ist die einfache Postbeförderung; ausnahmsweise erfolgt eine gesicherte Postbeförderung durch Postzustellung oder Einschreiben oder Einschreiben gegen Rückschein.

„Postzustellung“ hat stets in den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen (gerichtliche oder verwaltungsgerichtliche Vorladungen, Ent- [297] scheidungen, Zwangsvollstreckungsnachrichten usw.) stattzufinden; außerdem kann die Postzustellung auch in sonstigen geeigneten Angelegenheiten angewendet werden; sie empfiehlt sich namentlich dann, wenn von der Behändigung eines Schriftstückes die Wahrung gesetzlicher Fristen abhängt.

Im übrigen werden besonders wichtige Postsendungen unter „Einschreiben“ oder „Einschreiben gegen Rückschein“ bewirkt.

Soll eine Postsendung durch Postzustellung oder Einschreiben oder Einschreiben gegen Rückschein erfolgen, so muß dies in dem Konzept des Entwurfes ausdrücklich vermerkt werden.

Die Scheine über die gesicherten Postsendungen sind zu den Akten zu nehmen.

e) Alle Reinschriften sind vor dem Abgange sorgfältig zu vergleichen (kollationieren). Der lesende Beamte schreibt seinen Namen in die rechte untere Ecke.

f) In den abzusetzenden Verfügungen, Berichten usw. sollen die mitfolgenden Anlagen genau bezeichnet werden. Mehrere Anlagen sind gewöhnlich zu Heften (mit Seitenzahlen!) zu vereinigen.

g) Stets muß bei denjenigen Expeditionen, welche nicht zur vollen Erledigung der Vorlage führen, ein angemessener Termin vermerkt, ohne Verzug eingetragen und sorgfältig verfolgt werden.

h) Die zur Erledigung der Geschäftsvorlagen dienenden Entwürfe oder Angaben sind nach der Verschiedenheit ihrer Adressen:

  1. „Verfügungen“ oder „Entscheidungen“ *[Fußnote: Die Entscheidungen der Gerichte bezw. Verwaltungsgerichte heißen „Urteile“, die Entscheidungen der Beschlußbehörnden „Beschlüsse“ usw. (vgl. § 54 S. 249).], Bescheide usw. für Privatinteressenten,
  2. „Verfügungen“ an untergeordnete (– subordinierte –) Behörden,
  3. „Schreiben“ an nebengeordnete Behörden. Neben- oder gleichgeordnet (– koordiniert –) sind einer Behörde alle ihr weder untergeordneten noch übergeordneten Behörden; das Koordinationsverhältnis unter Behörden ist unabhängig von der Verschiedenheit ihrer Rangstellung,
  4. „Berichte“ an die vorgesetzten Behörden. Als vorgesetzte Behörden gelten für alle unmittelbaren und mittelbaren Staatsbehörden ohne Unterschied des Ressorts: das Staatsministerium und die Minister.

Die Verfügungen, die an mehrere Behörden zugleich ergehen, heißen „Rundverfügungen“. Die eine allgemeine Frage regelnden Verfügungen werden als „Generalverfügungen“ oder „Allgemeine Verfügungen“ bezeichnet im Gegensatz zu den „Spezialverfügungen“.

In den „Verfügungen“ wird der Wille der Behörde in der Form der „Veranlassung“, des „Auftrags“, der „Anweisung“, der „Aufforderung“, des „Ersuchens“ zum Ausdruck gebracht; die Form des „Ersuchens“ pflegt die übliche zu sein im Schriftverkehr mit Einzelbeamten, wogegen untergeordneten Kollegialbehörden [298] gegenüber die Form der „Veranlassung“ gebräuchlicher ist. Die Verfügungen und Entscheidungen der Zentralbehörden und Oberpräsidenten werden in der Regel als „Erlasse“ bezeichnet.

In den Schreiben an gleichgeordnete Behörden wird „ergebenst ersucht“ oder gebeten.

In den Berichten an die vorgesetzten Behörden wird gebeten.

In „Immediatberichten“ (– an den Kaiser und König –) sind die Devotionalien „allergnädigst“, „alleruntertänigst“ anzuwenden. Verfügung vom 21. Oktober 1858 (MBl. 203).

i) Die die Geschäftsvorlagen erledigenden Entwürfe oder Angaben („Expeditionen“) werden angefertigt entweder

„urschriftlich“, oder

im „Konzept“ als Grundlage der anzufertigenden Kanzleireinschrift (mundum).

Die Urschriftsentwürfe werden hier und da leider noch immer mit dem lateinischen Ausdruck „brevi manu“ = kurzer Hand, eingeleitet. Da sie häufig auf den Rand der Vorlage gesetzt werden, so heißen sie auch „Randschreiben“ oder „Marginalschreiben“.

Soll die Urschriftsangabe an die Behörde zurückgelangen, so wird dieses besonders vermerkt durch „U. R.“ = „unter Rückgabebedingung“ oder „unter Rückerbittung“ (weniger üblich s. v. r. : „sub voto remissionis“ und s. p. r.= „sub petito remissioni“).

k) Alle Beamten – ohne Ausnahme – sollen sich bei Erledigung ihrer Dienstgeschäfte einer leserlichen Handschrift befleißigen. Namentlich ist die Namensunterschrift stets recht deutlich zu schreibe. Darauf wird auch von der Oberrechnungskammer großer Wert gelegt.

l) Zur Erzielung einer klaren und ausdrucksvollen Schreibweise werde folgendes beachtet:

  1. Zu vermeiden sind unnötige Einleitungen: „Es wird berichtet, daß“. „Ich erwähnte, daß“ usw.
  2. Man schreibe in kurzen Sätzen; man bevorzuge die Hauptsätze; man vermeide die Aufeinanderfolge von Nebensätzen; man sei recht sparsam mit der Einschiebung von Nebensätzen zwischen Subjekt und Prädikat des Hauptsatzes.

m) Im übrigen sind die in den nächsten Paragraphen dieses Buchs mitgeteilten Vorschriften zu beachten, insbesondere die vom Staatsministerium beschlossenen Grundzüge für den Geschäftsverkehr der Staats- nnd Kommunalbehörden und die Ausführungserlasse sowie die Grundzüge für eine (vereinfachte) Geschäftsordnung der Regierungen.

Ferner die Bestimmungen: über die geschäftliche Behandlung der Postsendungen seitens der Behörden; – über den Schriftverkehr der Verwaltungsbehörden mit den Behörden im Auslande; – über die von den Behörden zu verwendenden Schreibmaterialien; – über die Aussonderung und Vernichtung der Akten.

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6. Anforderungen der Neuzeit.

Die immer fortschreitende Gesetzgebung und die Lebensverhältnisse der Neuzeit erschließen der Verwaltung immer neue Aufgaben.

Der Umfang der Geschäfte ist in stetigem Wachsen begriffen, und die Beschleunigung des Verfahrens der Behörden wird von immer größerer Bedeutung für das gesamte öffentliche und private Leben. Eine entsprechende Vermehrung des an sich schon so großen Beamtenheeres würde die Verwaltung in unangemessener Weise verteuern. Schon jetzt besteht ein gewisses Mißverhältnis zwischen der Zahl aller Staatsuntertanen und der Zahl aller unmittelbaren und mittelbaren Staatsbeamten. Den Anforderungen der Neuzeit muß daher in erster Linie durch eine Reform der Geschäftsführung genügt werden: Vor allem durch möglichste Vereinfachung des Verfahrens, durch Beseitigung von Umwegen und Doppelarbeiten im Geschäftsgang, durch zweckmäßige Arbeitsteilung, sowie durch gründliche Ausnutzung aller modernen Verkehrs- und Hilfsmittel.

Jede überflüssige Kontrolle und unnötige Belastung mit Schreibwerk muß unterbleiben. Die selbständige Tätigkeit derjenigen höheren und mittleren Beamten, die den Hauptteil der eigentlichen Bureauarbeit zu leisten haben, ist möglichst zu erweitern. Verantwortlichkeitsgefühl und Dienstfreudigkeit werden dadurch gehoben. Der Vorgesetzte bezw. Leiter einer Behörde soll sich entlasten von den Arbeiten, die ohne Nachteil für die dienstlichen Interessen von einer nachgeordneten Stelle besorgt werden können und soll seinen Blick und Entschluß frei halten für das Bedeutende und Wichtige. Zu den modernen Verkehrs- und Hilfsmitteln, deren weitgehende Ingebrauchnahme und Verwendung zu empfehlen ist, gehören z. B. Telephoneinrichtungen, Kurzschrift, Vervielfältigungsapparate, Schreib- und Rechenmaschinen; ferner Vordrucke, Muster, Formulare und Druckstempel.

In diesem Sinne ist eine Reform der Geschäftsführung für die Regierungen bereits erfolgt. Sie bildet einen vorbereitenden Teil der in der Vorberatung durch eine Immediatkommission befindlichen Verwaltungsreform. Vgl. AE vom 17. Juni 1910 (Staatsanzeiger Nr. 151).