Akten sind bunt: Farbstifte und ihr Wert für die Archivarbeit

Die Archivarbeit mit Akten ist ein trockenes Brot. Man freut sich über historische Erkenntnis und stöhnt über das triste Bild auf dem Arbeitstisch, sei es braune Eisen-Gallus-Tinte auf blassblauem Konzeptpapier, sei es ein bläulicher Matrizenabzug auf gebräuntem Holzschliffpapier. Davon 30 Aktenbände, und nicht nur der Anfänger wünscht sich ein bisschen Farbe. Die kam im 20. Jahrhundert und glücklicherweise in einer Funktion, die großen quellenkritischen Nutzen stiftete: Farbstifte, deren Gebrauch den Entscheidungsträgern vorbehalten war.

Ein typisch deutsches System?

Bei der aktenkundlichen Analyse geht es ja vor allem darum, Entscheidungsprozesse und Verantwortlichkeiten nachzuvollziehen. Da ist es gut zu wissen, dass jede Randbemerkung, jede Paraphe, sogar jeder Haken in den Akten vom Chef der Behörde stammt, wenn er grüne Farbe hat. Ist die abschließende Genehmigung dagegen rot, hat es der Entwurf nur bis zur Nr. 2 in der Hierarchie gebracht.

Eine grüne Ministerweisung Walter Scheels gab auf diesem Blog schon Anlass zu paläografischer Heiterkeit.

Ein äußerst praktisches System – nicht nur für heutige Historiker, sondern auch für die zeitgenössischen Beamten, die schon im Abstand weniger Jahre nicht mehr jede unleserliche Paraphe ihrem Urheber zuordnen konnten.

Die klassischen Farben 1962 im Auswärtigen Amt: Blau = Abteilungsleiter ("Chef des Protokolls"), Rot = Staatssekretär, Grün = Bundesminister
Die klassischen Farben 1962 im Auswärtigen Amt: Blau = Abteilungsleiter („Chef des Protokolls“), Rot = Staatssekretär, Grün = Bundesminister

In der Konsequenz, mit der dieses System in den letzten 100 Jahren durchgehalten wurde, ist es wohl eine deutsche Besonderheit. Jedenfalls haben es die Farbstifte zu einem Beitrag in der Rubrik „Die Gepflogenheit – le quotidien“ in der Arte-Sendereihe Karambolage gebracht, die deutsche und französische Alltagsgewohnheiten im Vergleich aufspießt (Sendung vom 14.11.2010, Skript online):

Auf die Frage nach den Gründen für solch eine kodifizierte Arbeitsweise schwärmten die Deutschen davon, wie praktisch es sei, jederzeit nachvollziehen zu können, von wem welche Korrektur, welcher Vorschlag stamme, und zu wissen, dass alle auf dem Laufenden seien. Vor allem wecke man so das Verantwortungsgefühl und würdige die geleistete Arbeit jeder einzelnen Abteilung.

Tja, die französischen Kollegen waren ganz schön verblüfft, als sie von dieser Geschäftsordnung erfuhren. Sie waren sich einig, dass so ein steifer Rahmen in der französischen Arbeitswelt undenkbar sei.

Entstehung und Standardisierung

Als Phänomen des 20. Jahrhunderts werden die Farbstifte in der aktenkundlichen Literatur eher knapp behandelt, so bei Hochedlinger (2009, S. 92) und Kloosterhuis (1999, S. 476); ausführlicher ist Rösler (2015, S. 116 f.). Nicht zu verachten ist auch ein etwas herablassender, aber gut recherchierter Artikel im Spiegel (39/1996, S. 75), der ganz richtig auf den Zusammenhang mit der 1926 eingeführten Gemeinsamen Geschäftsordnung der Reichsministerien (Allgemeiner Teil = GGO I) hinweist.

Der Gebrauch von Farbstiften ist älter. Wann genau und in welchen Ausprägungen sie wohl im späten 19. Jahrhundert in preußischen und deutschen Behörden üblich wurden, müsste an konkreten Beispielen untersucht werden.

Gibt es Leser aus der Archivwelt, die Beobachtungen dazu in den Kommentaren teilen möchten?

Als der große Arnold Brecht in den frühen 1920er-Jahren mit den Vorarbeiten zur GGO I befasst war, fand er „verschiedenfarbige Bleistifte“ in den Ministerien fest etabliert vor. Nur war die Zuweisung an die Hierarchie-Ebene noch nicht normiert und deshalb im Nachhinein oft immer noch nicht nachvollziehbar. Das zu ändern, war ein harter Kampf gegen bürokratische Gewohnheiten (Brecht 1966, S. 432).

Die letztlich gefundene und in § 12 Abs. 1 GGO I festgeschriebene Lösung war:

Für Vermerke ist dem Minister der Grünstift, dem Staatssekretär der Rotstift, den Abteilungsleitern (nicht den Unterabteilungsleitern) der Blaustift vorbehalten.

Dabei ist es nicht geblieben. Die 1926 übergangenen Unterabteilungsleiter dürfen nach der Anlage 2 zu § 13 der aktuellen Fassung der GGO I einen Braunstift benutzen und Parlamentarische Staatssekretäre einen Violettstift. Viel bunter geht es nicht.

Welches Referat ist zuständig? Die blaue Weisung des Abteilungsleiters sticht den braunen Vorschlag des Unterabteilungsleiters
Welches Referat ist zuständig? Die blaue Weisung des Abteilungsleiters sticht den braunen Vorschlag des Unterabteilungsleiters

In kleineren Behörden sind die Verhältnisse einfacher. Es gilt die eingangs vorgeführte Regel: Der Behördenleiter schreibt grün, sein Stellvertreter rot.

Aktenkundlicher Nutzen

Was sagen die Farbstifte nun aus? Dazu noch einmal Karambolage:

So soll zum Beispiel ein Mitarbeiter einen bestimmten Punkt erarbeiten. Er schreibt daraufhin einen internen Bericht für seinen Chef. Wird der Bericht vom Chef abgesegnet, gibt der ihn an seinen eigenen Vorgesetzten weiter, usw. Der Vermerk klettert alle Stufen der Hierarchie bis zum Staatssekretär hinauf und liegt irgendwann auf dem Büro des Ministers.

Das sind die in diesem Blog schon vorgestellten Leitungsvorlagen.

Eine einfache Abzeichnung mit Farbstift bedeutet, dass sich die betreffende Instanz den Vorschlag voll und ganz zu eigen gemacht hat. Natürlich kann der Beamte auch ein ergänzendes oder abweichendes (jedenfalls buntes) Votum dazusetzen. So entfalten sich Alternativen, Optionen, und Risiken für den Endempfänger. Die Vorlage ist ein kollaboratives Instrument der Entscheidungsfindung in einem hierarchischen System, weil die Voten aller Instanzen präsent bleiben. Sie sammelt weitere farbige Bearbeitungsspuren auf dem Rückweg nach „unten“ ein, wo die Arbeitsebene die Entscheidung umzusetzen hat.

Staatssekretäre im Duett: Paul Frank weist seinem Kollegen im Auswärtigen Amt Sigismund Freiherr von Braun 1971 eine Aufgabe zu (dessen Paraphe über der Zuschreibung)
Staatssekretäre im Duett: Paul Frank weist seinem Kollegen im Auswärtigen Amt Sigismund Freiherr von Braun 1971 eine Aufgabe zu (dessen Paraphe über der Zuschreibung)

Die Farbstifte ermöglichen es dem Leser, den zweimaligen Weg über die „Hühnerleiter“ (so heißt das im Behördenslang) intuitiv zu erfassen. Es wird auf einen Blick klar, wie Entscheidungen fielen und wie die Verantwortung verteilt ist. Die Struktur des Prozesses muss nicht mehr durch inhaltliche Auswertung bestimmt werden, die Lektüre kann sich auf den eigentlichen Inhalt konzentrieren.

Dazu muss der hilfswissenschaftliche Befund sicher sein. Vor allem sind im Einzelfall mögliche Abweichungen von der Farbregel vor der Auswertung der Akten zu eruieren. Der Spiegel hat hat dazu eine hübsche Geschichte:

So brachte der aus Bremen abgeworbene Staatssekretär im Düsseldorfer Bauministerium, der Grüne Manfred Morgenstern, seine roten Dienstkugelschreiber mit. Doch in Düsseldorf ist die Farbe für seinen Minister reserviert. Morgenstern: „Ich mußte erst mal Minen wechseln.“

Und die Zeit, in der alle anderen im Ministerium nur schwarze Tinte hatten, sind vorbei. Kugelschreiber, die gedankenlos mit der normalen blauen Mine benutzt wurden, konnten schon in den Sechzigerjahren Verwirrung stiften. Da scheint plötzlich jede zdA-Verfügung vom Abteilungsleiter zu stammen. 2013 hatten grüne Markierungen an einer Vorlage zum Euro Hawk den damaligen Bundesminister der Verteidigung Thomas de Maizière belastet. Auch in diesem Blog war darüber berichtet worden. Aber, wie die taz zähneknirschend melden musste: Ein Edding macht noch keinen Minister…

Zitierempfehlung: Holger Berwinkel, Akten sind bunt: Farbstifte und ihr Wert für die Archivarbeit, in: Aktenkunde, 17. August 2016, http://aktenkunde.hypotheses.org/552.

Literatur

Brecht, Arnold (1966): Aus nächster Nähe. Lebenserinnerungen 1884-1927. Stuttgart: DVA.

Hochedlinger, Michael (2009): Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. Wien/Köln/Weimar: Böhlau.

Kloosterhuis, Jürgen (1999): „Amtliche Aktenkunde der Neuzeit. Ein hilfswissenschaftliches Kompendium“. In: Archiv für Diplomatik. 45, S. 465–563. (Preprint online)

Rösler, Harald (2015): Bürokunde und ein Blick ins Archiv.Duisburg: Re di Roma 2015.


12 Gedanken zu „Akten sind bunt: Farbstifte und ihr Wert für die Archivarbeit

  1. Für den Landkreis Wittgenstein wird es eine Geschäftsanweisung gegeben haben, die ich wohl noch suchen muss. Denn das folgende Beispiel aus einer Akte der Wirtschaftsförderung des Kreises Siegen-Wittgenstein (2.16.1./64) dürfte als deutliches Indiz gelten – Link zum flickr-Account von siwiarchiv: https://flic.kr/p/LxDrpa .

  2. Vielen Dank für diesen interessanten Beitrag. Gerne haben wir ihn in die Slideshow auf der Startseite von de.hypotheses.org aufgenommen, um ihn der Community besser präsentieren zu können.
    Herzliche Grüße
    Lisa Bolz

  3. Die aktuelle Allgemeine Geschäftsanweisung für die Landeshauptstadt Kiel regelt:
    >> § 9 Zeichnungsrecht … (5) Dem Rechnungsprüfungsamt ist für Prüfvermerke und -zeichen im Bereich des Rechnungsprüfungswesens die Farbe „grün“ vorbehalten. <<

    1. Danke auch für diesen Beitrag. Das entspricht der Tradition des Farbstiftgebrauchs im Kassenwesen mit seinen besonderen Regeln. Ich zitiere aus Rösler (2015, S. 117):

      „rot = Kassenverwalter für Korrekturen
      grün = revisoren
      violett = Kassenprüfer“

  4. Ob es im kommunalen Rahmen immer noch entsprechende Geschäftsordnungen gibt, die Farbstifte vorschreiben, habe ich nicht zu klären versucht. Ein aktuelles kommunales Beispiel: Die Allgemeine Geschäftsanweisung für die Stadtverwaltung Greven (2011) sieht keinerlei Farbmarkierung mehr vor. Traditionell hat sich aber noch erhalten, dass der Bürgermeister (häufig, aber nicht immer) mit rotem Kugelschreiber schreibt. Ansonsten ist der blaue Kugelschreiber für die übrigen Verwaltungsmitarbeiter gängig.

    1. Auch die derzeitig gültige Geschäftsanweisung der Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein sieht keine Farbkennung mehr vor. (Schade eigentlich)

    2. Da mir gerade die Allgemeine Geschäftsanweisung für die Stadtverwaltung Greven vom 1.2.1976 in der Fassung der 1. Änderung vom 11.10.1989 (aus dem Organisationshandbuch der Stadt Greven mit Stand vom 1.9.1992) vorliegt, zitiere ich hier den relevanten Teil des Kapitels 3.35, „Sicht und Bearbeitungsvermerke“ (S. 9):
      „Der Stadtdirektor, die Dezernenten, die Amts- und Abteilungsleiter versehen die ihnen vorgelegten Eingänge mit ihrem Sichtvermerk und ggfls. Bearbeitungszeichen. Für die Sicht- und Arbeitsvermerke werden folgende Farben benutzt:
      Stadtdirektor blau
      Erster Beigeordneter violett
      Leiter des Hauptamtes rot
      übrige Amtsleiter gelb
      Abteilungsleiter schwarz
      Die Verwendung grüner Farbstifte ist den Dienstkräften des Rechnungsprüfungsamtes und den Mitarbeitern in der Bauaufsicht vorbehalten. [… es folgen die Bearbeitungszeichen]“
      Zu prüfen bliebe allerdings, wie lange diese Vorschrift in der Praxis befolgt wurde. Ich vermute, dass mit Einsetzen der Diskussionen um das Neue Steuerungsmodell ab Mitte der 1990er Jahre das Ende der „Farbstiftkultur“ – zumindest in der Grevener Stadtverwaltung – gekommen war.

      1. Nochmals vielen Dank! Eine interessante Abweichung vom zentralstaatlichen Vorbild. Bemerkenswert finde ich, dass der Bürgermeister nicht vorkommt. Ich vermute, das hängt mit der damaligen zweigleisigen Kommunalverfassung in NRW zusammen.

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