Vermerke und Verfügungen auf Aktenschriftstücken richtig einzuordnen, ist ein großer Teil des aktenanalytischen Geschäfts. Deshalb nimmt die Merkmalskunde (so die treffende Bezeichnung bei Neuß 1954: 187) oder Analytische Aktenkunde zu Recht breiten Raum in den Handbücher ein.

Wie die vorliegende Literatur insgesamt, ist auch die Merkmalskunde im Besonderen noch stark auf die Zeit vor 1918 konzentriert. So wie sich das Aktenwesen im 20. Jahrhundert lawinenartig ausbreitete, differenzierten sich auch die inneren Merkmale weiter aus, wechselten ihr Erscheinungsbild und zum Teil auch ihre Funktion. In loser Folge und ohne systematisierenden Anspruch möchte ich einige Vermerke und Verfügungen vor allem in ihren zeitgeschichtlichen Ausprägungen behandeln.

Der Hauptrohstoff jeder Bürokratie ist die Zeit, die auf die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge verteilt werden kann. Jeder bürokratische Institution benötigt ein Steuerungsmittel, um besondere Vorgänge mit Priorität bearbeiten zu können: die Beschleunigungsverfügung. Ihre klassische Form ist das lateinische cito! oder citissime!, gern auch kombiniert als cito! citissime! Bis vor kurzer Zeit war im deutschen Auswärtigen Dienst auch noch citissime nachts in Gebrauch: Traf der so bezeichnete Erlass außerhalb der Dienstzeiten in der Botschaft sein, so war der Botschafter notfalls aus dem Bett zu holen. Cito begegnet mitunter auch als grafisches Symbol, bei dem die übrigen Buchstaben in das C eingeschrieben sind. Verdeutscht wurde daraus Eilt! oder Eilt sehr!

Meisner (1935: 150; 1952: 77; 1969: 275) und Kloosterhuis (1999: 483 f.) behandeln cito oder Eilt im Kontext des Empfänger eines Schreibens: als Anordnung z. B. des Behördenleiters zur beschleunigen Erledigung einer Sache, die er auf dem Schriftstück, das den Vorgang auslöst, notiert. Der Konzipient der Antwort übernimmt die Verfügung in seinen Entwurf; Adressat bleiben dabei die nachfolgenden Instanzen im Geschäftsgang der eigenen Institution. Auch Hochedlinger (2009: 72 f.) bleibt in dieser Tradition, gibt aber mit der Erwähnung der Eilbriefe des 20. Jahrhunderts einen Hinweis auf den zweiten Anwendungsbereich, der in den komplizierten Verwaltungsstrukturen der Zeitgeschichte große Bedeutung gewonnen hat.

Eilt kann nämlich der Absender auch, bevorzugt zwischen Kopf und Datum, in sein Schreiben einbauen, um seine Einschätzung der Eilbedürftigkeit einer Sache dem Empfänger aufzwingen. Analytisch liegt also keine vom Kontext getrennte Verfügung vor, sondern ein besonderer Teil des Formulars. Dazu zwei Beispiele:

Hier wurde Eilt sehr beim Empfänger, dem Referat I B 1 des Auswärtigen Amts verfügt. Quellenkritisch kann daraus mit Sicherheit geschlossen werden, dass das Stück eilig behandelt wurde. (PA AA, B 43, Bd. 147.)

Hingegen wurde im zweiten Beispiel der Stempel Eilt sehr – Sofort auf dem Tisch dem Bericht vom Absender schon mitgegeben. (PA AA, B 43, Bd. 120.) Mehr als eine unverbindliche Empfehlung für die vorgesetzte Zentrale in Bonn kann man darin prima facie nicht sehen. Die hier nicht abgebildeten Bearbeitungsspuren deuten zwar tatsächlich auf eine schnelle Befassung hin: Eingang am 14. Januar, Schlussverfügung zdA am 15. Außer einer einsamen Anstreichung in der mitübersandten Anlage hat dieser Bericht allerdings keine weiteren Aktionen ausgelöst. Schnell zu entscheiden, dass nichts zu veranlassen ist, ist natürlich auch eine Form der schnellen Bearbeitung.

Der Eilt-Stempel wurde in der Ständigen Vertretung der Bundesrepublik bei der NATO nach Aktenlage seinerzeit gern und häufig geschwungen. Ein größeres Eilt (10 x 3,5 cm!) habe ich den Unterlagen des Auswärtigen Amts übrigens noch nicht entdeckt. Waren diese Sachen wirklich immer eilig? Der Verdacht drängt sich auf, dass Eilt (wie auch Geheim) in vielen Fällen als Substitut für einen im Behördenschriftwesen nicht vorgesehen Wichtig-Vermerk gebraucht wurde. Geschäftstechnische Eilbedürftigkeit und sachliche Wichtigkeit sind aber grundsätzlich verschieden.

So ist Eilt im modernen Behördengeflecht auch ein Mittel, um an höherer Stelle im Wettbewerb mit anderen Aufmerksamkeit für die eigenen Anliegen zu gewinnen. Leicht kann der Gebrauch inflationär werden. Der Brüsseler Eindruck von Dringlichkeit dieser Sache wurde in Bonn jedenfalls nicht geteilt.

Sofort auf den Tisch, wie im Beispiel oben, ist ebenso wie das v. a. bei Kabinetts- und Parlamentssachen anzutreffende von Hand zu Hand ein Zusatz, der die sofortige Vorlage bzw. Weitergabe des Vorgangs ohne Ruhezeiten in Posteingangsstellen und Verteilerzimmern bewirken soll.

Literatur

Hochedlinger, Michael 2009: Aktenkunde: Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, Wien.

Kloosterhuis, Jürgen 1999: Amtliche Aktenkunde der Neuzeit: Ein hilfswissenschaftliches Kompendium. In: Archiv für Diplomatik 45: 465–563 (Preprint).

Meisner, Heinrich Otto 1935: Aktenkunde: Ein Handbuch für Archivbenutzer mit besonderer Berücksichtigung Brandenburg-Preußens, Berlin.

Meisner, Heinrich Otto 1952: ,Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, 2. Aufl., Leipzig.