Ein Gastbeitrag von Pavel Holub (Universität Ústí nad Labem)

Das Amtsbuch – ein Begriff, der zusammen mit der Urkunde und der Akte zu den am meisten benutzten Termini nicht nur im Rahmen der Diplomatik, sondern auch im Archivwesen gehört. Es handelt sich um eine Bezeichnung, die die sehr vielfältige Gruppe schriftlicher Produkte von Verwaltungsinstituten typologisch unter sich vereint. Die Bücher sind dabei von unterschiedlichem juristischem Gewicht, sie dienten zu verschiedenen Zwecken, dennoch verbinden sie gemeinsame Züge, die sie von den Akten und Urkunden abgrenzen. Wie eine Sonde in das Verzeichnis der obligatorisch geführten Amtsbücher aus dem Jahr 1906 zeigte, wurden für diese Schriftstücke seinerzeit verschiedene Bezeichnungen verwendet, wobei alle unter den Termini Vermerk, Verzeichnis und Kataster zusammengefasst waren.

Man muss die Bücher im Kontext sämtlicher Amtshandlungen betrachten. Einige stehen an deren Beginn, in andere werden Eintragungen erst am Schluss des Verfahrens gemacht. Dabei muss man im Rahmen der Typologie zunächst diejenigen abgrenzen, die das Amt rein für seinen eigenen Bedarf benutzte und die somit den Betrieb der Institution gewährleisteten. Hierunter gehören u. a. der Bibliothekskatalog oder die Posterfassung. Gesondert sind Registraturhilfsmittel zu betrachten, die die Orientierung im Aktenmaterial ermöglichten. Im Verlaufe des 19. und in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts kam es zur Ausgliederung bestimmter Agenden in Sonderdokumentationen. Dieser Typus näherte sich sehr den Büchern für die Erfassung ausgestellter Urkunden an, deren zahlenmäßiger Anstieg im genannten Zeitraum auch sichtbar ist. Eine präzise Aufteilung der Bücher dieser Gruppe wird dadurch verkompliziert, dass viele Bände außerdem Informationen über ergangene Verwaltungsbescheide allerdings bei den übergeordneten Institutionen erfassten.

Zur grundsätzlichen Erkenntnisquelle für die vorliegende Studie wurde das Verzeichnis der bei den Kreishauptmannschaften geführten Bücher vom Anfang des 20. Jahrhunderts, das im österreichischen Staatsarchiv und im Prager Nationalarchiv aufbewahrt wird, ebenso wie die Bestände der Kreishauptmannschaften, die sich im Mährischen Landesarchiv in Brno – im Staatlichen Kreisarchiv Pelhřimov befinden. Die vorgeschlagene Buchtypologie konnte anhand der Ergebnisse von Fragebogenuntersuchungen aus den Jahren 1896 und 1904 und des Bücherverzeichnisses aus dem Jahr 1905 geschaffen werden. Der Autor geht von einer Stichprobe von fünf Kreishauptmannschaften (Pelhřimov, Tábor, Benešov, Milevsko, Sedlčany) aus. Er ist sich dessen voll bewusst, dass die Forschung zu den Amtsbüchern der Kreishauptmannschaften vom Beginn des 20. Jahrhunderts erst in ihren Anfängen steht, daher wird die vorliegende Studie im Verlaufe weiterer Sonden um neue Erkenntnisse zu den einzelnen Reihen erweitert werden. Die aus den Verzeichnissen und Analysen der Rechtsvorschriften gewonnenen Informationen sollen anschließend zur Analyse der Ursachen für die Einführung von Registermanipulationen in den zwanziger und dreißiger Jahren des 20. Jahrhunderts genutzt werden, ggf. zur Auswertung der Veränderungen des Amtierens bei den Kreisnationalausschüssen in der Mitte des 20. Jahrhunderts.

Literatur

Holub, Pavel (2019): „Úřední knihy u okresních hejtmanství na přelomu 19. a 20. století. Příspěvek k problematice novověké diplomatiky.“ In: Archivní časopis Praha. Odbor archivní správy a spisové služby MV. Roč. 69, č. 3, S. 229–294.