Die Kunst, ein Schriftstück weiterzuleiten

Große Themen gab es hier in diesem Jahr: Wannsee-Protokoll, November-Revolution… Zeit für etwas „Brot und Butter“. Schließlich dokumentieren Akten nicht nur Entscheidungen von elementarer Wucht, sondern entspringt das Schriftgut oft genug dem leisen Tuckern der bürokratischen Maschine. Auch diese Prozesse müssen aktenkundlich verstanden werden. Ein ganz typisches Phänomen ist die Weiterleitung eines empfangenen Schriftstücks an eine andere Stelle. Sehen wir uns ein Beispiel an, das die innewohnende wie die selbstgemachte Komplexität des Vorgangs illustriert.

Durchlaufstellen als Behördentyp

Es gab und gibt ganze Behörden, deren Hauptaufgabe das Weiterleiten von Schriftverkehr zwischen Hierarchiestufen ist. Die gedachte Rolle solcher Instanzen ist die der Koordination und Kontrolle nachgeordneter Behörden und der Vermittlung zwischen anweisender und ausführender Dienststelle. Ob diese Rolle ausgefüllt wird oder  Formsache bleibt, entscheidet sich im Einzelfall.

Der preußische Oberpräsident ist ein klassisches Beispiel für eine Durchlaufstelle, deren Tätigkeit sich oft im Anbringen von Sichtvermerken auf Erlassen des Ministeriums beschränkte, um diese an die Regierungspräsidenten seiner Provinz weiterzuleiten, wo die tatsächliche Koordination der örtlichen Behörden geleistet wurde. Heute wiederum stehen Regierungspräsidien, Bezirksregierungen und wie diese Mittelinstanzen heißen mögen, im Geruch nutzloser „Postboten“, weshalb sie in einigen Bundesländern abgeschafft wurden.

Ein historisches Beispiel für Durchlaufstellen mit größeren Kompetenzen, die in Konkurrenz zum Ministerium treten konnten, waren die Kuratoren, die seit 1808 den preußischen Universitäten als Organ der Staatsaufsicht obligatorisch vorgesetzt waren. Sie fungierten als Vertretung des Kultusministeriums am Sitz der Universität und bildeten den Gegenpol zur akademischen Selbstverwaltung durch Rektor, Senat und Fakultäten.

Aus historischen Gründen nahm unter den preußischen Kuratoren der für Göttingen eine besondere Stellung ein, der bis zur Annexion Hannovers 1866 in der Landeshauptstadt als integraler Teil des Ministeriums gewirkt hatte. Im April 1868 siedelte der Kurator Adolf von Warnstädt als nun preußischer Beamter nach Göttingen über, amtierte ansonsten weiter wie zuvor (Gundelach 1955: 119) – und produzierte auch weiter Akten.

Die Weiterleitung als bürokratische Handlungsform

Das Weiterleiten von Schriftstücken war eine derart elementare Arbeitstechnik für Zwischeninstanzen wie einen Universitätskurator, dass es verwundert, wie wenig die aktenkundliche Literatur dazu zu sagen hat. Das liegt wohl am Denkmodell der „Genetischen Aktenkunde“, das die Entstehung eines in sich geschlossenen Schriftstücks nachvollzieht. Das Missverhältnis wird spätestens an dem Punkt der Kanzleigeschichte deutlich, an dem es die Vervielfältigungstechnik erlaubte, einen Matrizenabzug oder eine Xerokopie breit zu streuen. Es besteht aber auch für frühere Epochen.

Grundsätzlich gab es für die Weiterleitung in früherer Zeit zwei Möglichkeiten :

  1. Der Endempfänger erhält eine Abschrift. Deren Erstellung wird durch eine Randverfügung auf dem Original dokumentiert, das bei der Durchgangsstelle verbleibt. Eventuell gibt es ein erläuterndes Begleitschreiben.
  2. Dem Endempfänger wird das Original mit einer erläuternden Randverfügung durchgestellt. Die Abschrift ist für die Zwischeninstanz bestimmt und hat oft nicht die Form eines Schriftstücks, sondern zeigt sich als Eintrag in einem fortlaufend geführten oder sachthematisch unterteilten Amtsbuch.

Mit Meisner (1969: 273) sind drei Arten der Abschrift zu unterscheiden:

  1. Die einfache, nicht an eine bestimmte Form gebundene.
  2. Die beglaubigte, die das Original rechtlich bestätigt.
  3. Die imitierende, die das Original äußerlich nachempfindet.

Zu den Dokumentationsformen der urschriftlichen Weiterleitung bringt das leider unter „Graue Literatur“ rangierende Werk von Schmid (1959) unter Nr. 49 c das eindrückliche Beispiele eines Aktenvermerks in Form eines Formulars, in das nur noch eingetragen werden musste, was wem mit welchem Auftrag zugeleitet wurde. Rationeller ging es kaum.

Das Weiterleiten als höhere Kunstform

Ein normaler Vorgang der akademischen Verwaltung: Drei Personen erbitten Ausnahmen von den Zulassungsbedingungen für die Promotion. Das Ministerium befürwortet zwei Fälle und lehnt den dritten ab. Ein entsprechender Erlass ergeht an den Kurator (UniA GÖ, Kur. 7786).

Ministerium an Kurator

Zuständig für Promotionen ist die Fakultät – ausschließlich diese, während Rektor und Senat, die ohnehin keine übergeordneten Instanzen im verwaltungsrechtlichen Sinne den Fakultäten gegenüber waren, keine Rolle spielen (Köttgen 1933: 176–178). Der Erlass ist also an die zuständige, die Philosophische, Fakultät weiterzuleiten. Der Göttinger Kurator wählt dazu Elemente beider möglicher Verfahren.

Mit einem Vordruck verfügt er die Erstellung einer Abschrift, also nicht als Marginalie auf dem Original, sondern, mit maximalem Aufwand, als eigenständiges Schriftstück, das den Text jener Randverfügung enthält, die der Abschrift hinzuzufügen ist.

Innerdienstliche Verfügung des Kurators, Vorderseite
Innerdienstliche Verfügung des Kurators, Rückseite

Ein Schriftstück mit der Überschrift Marginalverfügung ist natürlich ein in sich widersprüchlicher Irrwitz.

Das Ergebnis in der Gegenüberlieferung des Dekans (UniA GÖ, Phil. Fak. 166 a) ist  eine vom Sekretär des Kuratoriums, Möbius, beglaubigte Abschrift, die sich auch bemüht, das Erscheinungsbild des Originals nachzuahmen, mit der nachgestellten Erläuterung des Kurators.

Weiterleitung: Kurator an Dekan, Vorderseite
Weiterleitung: Kurator an Dekan, Rückseite

Die Bearbeitungsvermerke sind schnell aufgeschlüsselt: Der Dekan der Fakultät, Hermann Sauppe, gibt das Stück auf der Vorderseite dem Chemiker Hans Hübner zur Kenntnis, denn der abgelehnte Promotionsbewerber Eugen Keller war Studierender der Chemie (Ebel 1974: Nr. 58049). Außerdem zeichnet auf der Rückseite der Philologe August Wilmanns ab.

Warum dieser Aufwand? Ein rationaler Grund ist nicht zu erkennen. Man könnte einwenden, dass das vermittelnde innerdienstliche Schriftstück nach Art späterer Büroverfügungen die Erstellung von zwei Schriftstücken mit einer Klappe schlägt, denn als zweiter Verfügungspunkt wird auch die Erstellung des abschlägigen Bescheids für Keller angewiesen. Das Kuratorium hat dieses Verfahren aber durchgängig angewandt, auch wenn es nur 1:1 um Weiterleitung ging. Der überflüssige Aufwand muss auch in Relation zur Größe der Behörde gesehen werden: Das Kuratorium bestand aus v. Warnstädt und Möbius, weitere Beamte gab es nicht! Dieses Verfahren bedeutete eine reelle Belastung.

Die Gründe sind wohl in eingefahrenen Praktiken bürokratischer Schriftlichkeit zu suchen. Vielleicht stammt dieses Praxis noch aus dem aufgelösten hannoverschen Kultusministerium, aus dem das Kuratorium hervorgegangen ist (wer sich dazu äußern kann, darf gern kommentieren). Noch gut hannoversch ist auch die Bezeichnung des Ministerialerlasses als Reskript in der Verfügung unter der Abschrift.

Eine Sache der Mentalität: Auf diese Weise leitete man solche Stücke eben einfach weiter, so war man es gewohnt. Ohne vergleichende Untersuchung ist diese Schlussfolgerung hier ein Stück weit Spekulation, die sich aber auf aktenkundliche Erfahrungstatbestände stützen kann: Die Verwaltung schleppt überkommene Praktiken solange mit, bis sie gänzlich unerträglich werden, statt einen Weg der beständigen Selbstrationalisierung zu verfolgen. Solange es einigermaßen funktioniert und von den Beteiligten akzeptiert wird, ist alles gut, und man rührt nicht an etablierten Verfahren.

Zitierempfehlung: Holger Berwinkel, Die Kunst, ein Schriftstück weiterzuleiten, in: Aktenkunde, 28. Oktober 2018, https://aktenkunde.hypotheses.org/1263.

Archivalien

Universitätsarchiv Göttingen:

  • Kuratorium 7786: Zulassungsanträge zur Promotion an der Philosophischen Fakultät (1873–1885)
  • Philosophische Fakultät 166 a: Dekanat Ehlers, Bd. 1 (1880–1881); das Stück gehört in Sauppes Dekanatsjahr, wurde aber erst nach dem Dekanatswechsel im Juli 1880 veraktet.

Literatur

Ebel, Wilhelm (1974): Die Matrikel der Georg-August-Universität zu Göttingen 1837–1900. Hildesheim: Lax (Veröffentlichungen der Historischen Kommission für Niedersachsen und Bremen 3, 2).

Gundelach, Ernst (1955): Die Verfassung der Göttinger Universität in drei Jahrhunderten. Göttingen: Schwartz (Göttinger rechtswissenschaftliche Studien 16).

Köttgen, Arnold (1933): Deutsches Universitätsrecht. Tübingen: Mohr (Siebeck).

Meisner, Heinrich Otto (1969): Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918. Leipzig: Koehler & Amelang.

Schmid, Gerhard (1959): Aktenkunde des Staates. Potsdam.


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