So wird’s gemacht: Aktenkundliche Kritik einer modernen Stadtrechtsverleihung

Dieses Blog will auch verdeutlichen, dass Aktenkunde keine Trockenübung ist, sondern tatsächlich etwas bringt. Ein ausgezeichnetes Beispiel für methodisches Vorgehen und historische Erkenntnisstiftung hat jüngst der Stadtarchivar von Greven, Dr. Stefan Schröder, veröffentlicht.
Greven liegt im Landkreis Steinfurt in Nordrhein-Westfalen. Stefan Schröder leitet das Grevener Stadtarchiv, das eine auf den 22. November 1949 ausgestellte Urkunde des nordrhein-westfälischen Innenministers für die Verleihung des Stadtrechts verwahrt – als solche wurde dieses Schriftstück bislang zumindest aufgefasst.

In seinem Aufsatz analysiert Schröder (2014/2015) die Akten des Düsseldorfer Innenministeriums im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen mit dem klassischen, auf Heinrich Otto Meisner zurückgehenden Instrumentarium der Aktenkunde und gelangt zu einer überzeugenden radikalen Kritik des urkundlichen Prachtstücks.

Der Beitrag steht online zur Verfügung (pdf/9 MB). Aktenkundliche Analyse und verwaltungsgeschichtlicher Zusammenhang greifen hier nahtlos ineinander. Ich kann ihn als Demonstration, wie es gemacht wird, nur sehr empfehlen.

Das auf S. 26 f. faksimilierte Hauptdokument ist außerdem interessant als Zeugnis behördlicher Schriftlichkeit nach der Büroreform der 1920er-Jahre. Schröder (2014/2015: 28 f.) schlüsselt richtig die physische und strukturelle Komplexität dieses äußerlich banalen Schriftstücks auf. Ich möchte eine kanzleigeschichtliche Einordnung beitragen.

Es handelt sich nach klassischer Lehre um einen Entwurf für ausgehende Schreiben. In der alten Zeit wurde ein Entwurf von einem verantwortlichen Sekretär nach einer knappen Angabe des Inhalts ausgearbeitet; Formularbestandteile wurden gekürzt, das Produkt war aber ein selbständiges Schriftstück, dass die Briefform bereits deutlich aufwies.

In der Verwaltungsmodernisierung des frühen 20. Jahrhunderts änderte sich das in zwei Richtungen:

Einerseits verzichtete man auf Entwürfe und diktierte einer Sekretärin, die nur noch ausführendes Organ war, den Text direkt in die Maschine. Ein Durchschlag, der mitgefertigt wurde, ging als Entwurfsersatz zu den Akten (Menne-Haritz 1999: 177). Die mündliche Entscheidungsfindung vor der Erstellung des Schriftstücks blieb dabei undokumentiert.

Andererseits wurden „Büroverfügungen“ (ein Begriff aus der Praxis) erstellt, die ein ganzes Verwaltungsverfahren in einer Reihe nummerierter Bearbeitungsschritte („Angaben“) planten. Heute würde man von Container-Dokumenten sprechen.

Der Text von Schreiben, die dabei zu erstellen waren, wurde mit Ausfertigungsbefehlen zwischen Verfügungen anderer Art eingeordnet (Hübener 1994: 74 f.; Rösler 2015: 135 f.). Das war sehr rationell: Mit einer einzigen Büroverfügung konnte die Erstellung einer Reihe von Ausgängen gesteuert werden. Die Entscheidungsfindung ist durch Vermerke an den Verfügungspunkten nachvollziehbar.

Das vorliegende Stück vereinigt beide Verfahren. Es handelt sich um eine Büroverfügung, die in Punkt 1 einen Aktenvermerk enthält, der das nachfolgend geplante Verfahren begründet.

Punkt 2 ist der Fertigungsbefehl für eine Urkunde, deren Text aber offenbar durchgeschlagen wurde. Es wurde also die Büroverfügung mit einer Lücke geschrieben, dann wohl die Urkunde diktiert und dabei die Büroverfügung unter Durchschlagpapier mit in die Schreibmaschine eingespannt.

Dasselbe Verfahren wurde für Punkt 3 angewandt, den Fertigungsbefehl für das Begleitschreiben zur Übersendung der Urkunde an den Regierungspräsidenten in Münster als zuständige Mittelbehörde. Hier ist die Verfügung des Empfängers originär; den Kontext mit Betreff- und Bezugzeile weisen das verschwommene Schriftbild und der Versatz nach links aber ebenfalls als nachträglich aufgesetzten Durchschlag aus.

Die Punkt 4 und 5 sind wieder originäre Elemente.

Dieses Stück ist also mindestens vier Mal in die Maschine eingespannt worden:

  • für den Basis-Text,
  • zweimal für die Durchschläge und
  • noch einmal für das archaische Relikt des Anlagenstrichs, den seine Neigung gegen das Schriftbild als späteren Zusatz erweist.

So kompliziert können Ergebnisse von Rationalisierungsprozessen sein.

Zitierempfehlung: Holger Berwinkel, So wird’s gemacht: Aktenkundliche Kritik einer modernen Stadtrechtsverleihung, in: Aktenkunde, 3. Februar 2016, https://aktenkunde.hypotheses.org/473.

Literatur

Hübener, Erhard 1994. Umrisse und Untersuchungen zur Verwaltungskunde. Hrsg. v. Rainer Polley. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 22. Marburg.

Menne-Haritz, Angelika 1999. Geschäftsprozesse der öffentlichen Verwaltung. Schriftenreihe Verwaltungsinformatik 1. Heidelberg.

Rösler, Harald 2015. Bürokunde und ein Blick ins Archiv. Duisburg.

Schröder, Stefan 2014/2015. Die Stadtwerdung Grevens. Eine aktenkundliche Neubewertung zum korrekten Datum und zur gültigen Urkunde bei der Stadtrechtsverleihung. In: Grevener Geschichtsblätter 8. S. 24-32.


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