Meisner hinterließ ein sichtbares und darum weit rezipiertes Werk. Dagegen wirkten Dülfer und Papritz nach innen, in die Ausbildung der westdeutschen Archivare an der Marburger Archivschule. Veröffentlichte Forschungen sind daraus in vier Jahrzehnten kaum entstanden. Im Stillen vollzog sich eine Kanonisierung des Fachs im Hinblick auf die praktische Anwendung im Archiv.

Kanonisierung: Von Korn bis Kloosterhuis

Das Symbol dieser Ausformung ist das “Kornsche Gatter“, benannt nach dem Dozenten Hans-Enno Korn (1934-1985). Korn hatte 1973 in einer wichtigen Miszelle den Unterschied zwischen den Systematiken Meisners und Dülfers an einem konkreten Beispiel auf den Punkt gebracht. Sein “Gatter” geht von der Überlegung aus, das Schreiben nach beiden Lehren jeweils durch eine Kombination von zwei Merkmalen systematisch bestimmt werden (Rang/Funktion einerseits, Stil andererseits). Im “Gatter” ordnete Korn die möglichen Kombinationen zu einer tabellarischen Matrix und schuf so Durchblick im Dickicht der Stilformen.

Der Preis war eine Schematisierung und Vereinfachung, die die systematische Bestimmung von Schriftstücken, bei der es ja eigentlich auf die Erkenntnis der Abweichungen von der Norm ankommt, zum Stilformen-Bingo entwerten kann. Das “Gatter” ist ein didaktisches Hilfsmittel und darin symptomatisch für die Kanonisierung der Aktenkunde. Veröffentlicht wurde es jahrzehntelang nicht.

Als Dozent für Aktenkunde folgte Korn Jürgen Kloosterhuis (* 1950) nach, der heutige Direktor des (ehemals preußischen) Geheimen Staatsarchivs/PK. Kloosterhuis veröffentlichte 1999 sein Unterrichtsmaterial in der Form eines Großaufsatzes. Er legte damit kein Handbuch vor, sondern ein “Kompendium”: “tief gegliedert, in stark abstrahierenden Sätzen, gelegentlich bis auf Stichworte reduziert” (Kloosterhuis 1999: 465). Als Lehrwerk zum Selbststudium ist es für Anfänger schwer zu durchdringen. Der Materialreichtum und die Stoffbeherrschung machen es jedoch zu der Referenz schlechthin für die an Preußen (aber nicht mehr nur an Brandenburg!) und den Verhältnissen bis 1918 orientierten Aktenkunde von Einzelschriftstücken.

Vor allem bietet Kloosterhuis im Unterschied zu vergleichbaren Werken ausführliche praktische Handreichungen, etwa zur Anfertigung von Regesten, zur Rekonstruktion von Geschäftsgängen, zur Identifizierung von Namen mit Adressbüchern und Staatskalender oder aber zur Durchdringung der Bearbeitungsvermerke, was hier beispielhaft auch für Kloosterhuis (1999: 486) Duktus zitiert sei:

“Feststellung aller auf der Vorlage anzutreffenden Vermerke;
Chronologische Anordnung aller datierten Vermerke;
Vergleich der Reihenfolge der datierten Vermerke mit der Reihenfolge der aufgrund der Entstehungsstufe der Vorlage anzunehmenden Bearbeitungsschritte;
Identifizierung der datierten Vermerke nach Abfolge der Bearbeitungsschritte;
Einordnung und Identifizierung der undatierten Vermerke nach den ggf. noch fehlenden Bearbeitungsschritten.”

Zur praktischen Ausrichtung des Kompendiums gehört auch ein besonders klares “mission statement” der Aktenkunde (Kloosterhuis 1999: 471):

“Als historische Hilfswissenschaft will die Aktenkunde die Grundlage für ein quellenkritisches Aktenstudium bieten. Sie fragt einerseits nach der Echtheit eines Schriftstücks; andererseits, inwieweit sich die Tätigkeit bestimmter Menschen zu einem bestimmten Zeitpunkt an diesem Schriftstück feststellen lässt.
Als archivwissenschaftliche Disziplin will die Aktenkunde die Grundlage für eine exakte und vollständige Wiedergabe das Schriftstücks bzw. dessen Erschließung nach Inhalt und Form bieten. Gleichzeitig wird damit die Voraussetzung für eine bestandsgerechte Archivierung ‘der Akten’ nach dem Provenienzprinzip möglich.”

Klare Kategorien sind eine Stärke des Werks, z. B. bei der Unterscheidung von Entstehungsstufen und Überlieferungsformen, die auch technische Verfahren des 20. Jahrhunderts einbezieht (Kloosterhuis 1999: 487-489). Treffsicher wird das Telegramm als Übermittlungsform, nicht als eigener Schriftstücktyp, angesprochen (Kloosterhuis 1999: 540). Die Beschreibung der einzelnen Stilformen in ihren charakteristischen Merkmalen, also die Verbindung von Systematik und Analytik, füllt den Hauptteil. Auf Seite 466 findet der Leser schließlich eine maximal ausgebaute Version des “Kornschen Gatters”.

Hier zeigt sich allerdings eine Fehlstelle, denn zwischen der ausführlichen Behandlung von externen Schreiben bleiben interne Aufzeichnungen blass: “Ein Memorialschreibwerk bezweckt das Fixieren von Informationen zur eigenen oder fremden Erinnerung” (Kloosterhuis 1999: 468). Darin zeigt sich noch einmal die Stellung des Werks als Endpunkt einer Kanonisierung, an deren Anfang die Untersuchung von Mandaten mithilfe der Urkundenlehre stand.

Um Kloosterhuis (1999) zu arrondieren, empfehlen sich die detaillierte Methodologie der drei Teildisziplinen (analytische, systematische und genetische Aktenkunde), die Friedrich Lorenz Beck (1969-2013) 2000 vorgelegt hat und Eckart Hennings (* 1940) 1998 erstmals vorgelegte Studie zur Entstehung der Aktenkunde. Die annähernd gleichzeitige Veröffentlichung dieser drei Studien verfestigt den Eindruck, dass das traditionelle Lehrgebäude um das Jahr 2000 einen Abschluss erhielt. – Merkwürdig, dass alle drei Autoren (Beck erst später) in Berlin wirkten, wohin die Aktenkunde, jetzt marburgisch geprägt, also wieder zurückkehrte.

Die Entdeckung der Schriftlichkeit: Polley, Menne-Haritz und Schäfer

An der Archivschule Marburg begann in den 1990er-Jahren allerdings eine Forschungsrichtung, die der Aktenkunde ein neues Bezugsfeld erschloss. Wobei die Autoren die nun genannten Studien nicht als aktenkundlich, sondern als archivwissenschaftlich betrachteten, was aber nur die Künstlichkeit einer solchen Abgrenzung belegt. Sie wählten zum Ausgangspunkt nicht den schriftlichen Niederschlag des Verwaltungshandelns, sondern dieses Handeln selbst, also die Verwaltungsgeschichte, und wurden angeregt von den sich abzeichnenden Veränderungen durch elektronische Akten. Auf der Suche nach Präzedenzfällen für Paradigmenwechsel wurden nun auch das 19. und 20. Jahrhundert stärker betrachtet.

Die seinerzeitige Direktorin der Archivschule, Angelika Menne-Haritz (* 1949) arbeitete 1996 den Unterschied zwischen Aktenschriftstücken und beliebigen Dokumenten deutlich heraus: Es ist ihre Funktion als Arbeitsinstrument der historischen Akteure. Vermerke, Verfügungen und andere Bearbeitungsspuren sind neben dem Text gleichberechtigte Zeugnisse der Entscheidungsfindung.

Menne-Haritz wertete Geschäftsordnungen und andere normative Texte aus und konzeptionalisierte den Geschäftsprozess von Verwaltungen als selbstreferentielles System, in dem die verschriftlichten Zwischenergebnisse der letzten Instanz die Handlungen der nächsten steuerten (Menne-Haritz 1997: 88 f.):

“Jeder der von der Geschäftsordnung strukturierten Bereiche benutzt schriftliche Aufzeichnungen über seine Arbeit, und auch die Verknüpfungen zwischen den Bereichen werden schriftlich hergestellt. Dabei entsteht ein – von außen betrachtet – verwirrendes Netz von Beziehungen, das den Beteiligten selbst vollkommen transparent ist, wie sich an der in den Akten nachvollziehbaren virtuosen Handhabung dieser Kommunikationsform zeigt.”

Eine besondere Rolle spielte dabei das Verhältnis von mündlicher Entscheidungsfindung in kollegialen Gremien zur stärkeren Verschriftlichung in bürokratischen, auf Einzelverantwortung ausgelegten Strukturen. Damit befasste sich auch Menne-Haritz’ Kollege an der Archivschule, Rainer Polley, in seinen sogar vergnüglichen Studien zur allzumenschlichen Arbeitspraxis in den Behörden Oettingen-Oettingens im ausgehenden Ancien Régime (2000) und Kurhessens in der Restaurationszeit (1996). An diesen Beispielen wurde die Mechanik kollegialer Entscheidungsfindung rekonstruiert und in ein Verhältnis zu ihrem schriftlichen Niederschlag gesetzt.

Diese Methodik führt zu einem Wechsel des Fokus vom externen Schriftverkehr zu den internen Aufzeichnungen, mit denen Entscheidungen herbeigeführt wurden. Man nehme das Beispiel des Protokolls, das trotz seines eminenten historischen Quellenwerts als Schriftstücktyp nach der klassischen Lehre in der großen Gruppe des Memorienschreibwerks verschwimmt. Polley (2000: 261 f.) kann dagegen differenziert und anschlussfähig unterscheiden zwischen

• Beratungsprotokollen kollegialer Gremien,
• deren Ergebnis- und Beschlussprotokollen,
• und steographischen Parlamentsprotokollen.

Bei einer so verstandenen Aktenkunde geht es im Grunde um die hilfswissenschaftliche Erforschung der Schriftlichkeit in Institutionen vornehmlich der Neuzeit. Vor allem der Direktor des Staatsarchivs Hamburg, Udo Schäfer, hat das in der Mediävistik entwickelte Forschungskonzept der Pragmatischen Schriftlichkeit explizit für Aktenkunde und Archivwissenschaft adaptiert. Wie schon bei Menne-Haritz dient die aktenkundliche Reflexion auch bei Schäfer der Bewältigung der Wende zur elektronischen Aktenführung in der Archivpraxis. Er weist dem Fach seinen Sitz im Leben zu, nämlich “die Nachvollziehbarkeit des Handelns in Justiz und Verwaltung [zu] gewährleisten”, und leitet daraus die konkrete Anforderung ab, dass auch elektronische Aktenschriftstücke noch eine klare Versionierung aufweisen müssen, die es erlaubt, im Sinne der genetischen Aktenkunde Bearbeitungsschritte nachzuvollziehen (Schäfer 2009: 108, 112).

Schäfer richtet den Blick auf die Justiz, deren besonderes Schriftgut in den Klassikern der Aktenkunde praktisch nicht vorkommt. Erstmals im aktenkundlichen Diskurs wird deutlich gemacht, dass der Grundsatz der Schriftlichkeit des Verwaltungshandelns, den Meisner selbstverständlich voraussetzt, seinen Ursprung in der kirchlichen Gerichtsbarkeit des Hochmittelalters hatte: “Quod non est in actis, non est in mundo” geht zurück auf einen Kanon des IV. Laterankonzils (1214).

Unter diesem Blickwinkel stehen statt Mandaten und Schreiben wieder Protokolle im Zentrum: “Die Verschriftlichung der Mündlichkeit durch Protokollierung verlieh dem Wissen um den Vollzug der jeweiligen Verfahrenshandlung Stabilität.” (Schäfer 2014: 310). Es lässt sich sogar eine “Verschriftlichung der Schriftlichkeit” feststellen. Legten die Prozessparteien Urkunden vor, so musste deren Wortlaut ins Gerichtsprotokoll übertragen werden, um als Beweis gewürdigt zu werden (Schäfer 2014: 308). Mit solchen Erkenntnissen wird der Rahmen der alten Kategorien wie Urkunde/Akten endgültig überschritten und die Aktenkunde neuen, übergreifenden Forschungsansätzen zur Rolle der Schriftlichkeit in der Gesellschaft erschlossen.

Im fünften und letzten Teil dieser Serie wird es um Perspektiven und Desiderate der Aktenkunde gehen.

Literatur

Alle Titel werden auch in der Basisbibliografie zur Aktenkunde nachgewiesen.

Beck, Lorenz Friedrich 2000. Leistung und Methoden der Aktenkunde bei der Interpretation formalisierter Merkmale von historischen Verwaltungsschriftgut, in: Brübach, Nils, Hg. 2000. Der Zugang zu Verwaltungsinformationen: Transparenz als archivische Dienstleistung. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 33. Marburg S. 67–79.
Online

Henning, Eckart 1999. Wie die Aktenkunde entstand. Zur Disziplingenese einer Historischen Hilfswissenschaft und ihrer weiteren Entwicklung im 20. Jahrhundert. In: Ders. 2004. Auxilia Historica. Beiträge zu den historischen Hilfswissenschaften und ihren Wechselbeziehungen. 2. Aufl. Köln. S. 105–127.

Kloosterhuis, Jürgen 1999. Amtliche Aktenkunde der Neuzeit. Ein hilfswissenschaftliches Kompendium. Archiv für Diplomatik 45. S.465–563.
Preprint online

Korn, Hans-Enno 1973. Kabinettsordres. Ein Kapitel Aktenkunde. In: Der Archivar 26. Sp. 225–332.

Menne-Haritz, Angelika 1996. Schriftgut oder Dokumente: Was sind die Spuren automatisierter Verwaltungsarbeit? In: Archivalische Zeitschrift 79. S. 1–36.

Menne-Haritz, Angelika 1997. Schriftlichkeit im Entscheidungsprozeß der Verwaltung. Die Geschäftsordnung der preußischen Regierung Kassel von 1867. Jahrbuch für europäische Verwaltungsgeschichte 9 (1997). S. 83–96.

Polley, Rainer 1996. Kollegialprinzip und Geschäftsgang im 19. Jahrhundert. Eine verfassungs- und verwaltungsgeschichtliche Studie zur Aktenkunde. In: Archiv für Diplomatik 42. S. 445–488.

Polley, Rainer 2000. Die Archivierung der Mündlichkeit: Protokollierung in kollegialen Gremien. In: Metzing, Andreas 2000. Digitale Archive – ein neues Paradigma? Beiträge des 4. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 31. Marburg. S. 253–273.

Schäfer, Udo 2009. Amtliche Aktenkunde der Neuzeit – Records Management des 21. Jahrhunderts. Zur Schnittmenge zweier Disziplinen. In: Uhde, Karsten 2009. Quellenarbeit und Schriftgutverwaltung. Historische Hilfswissenschaften im Kontext archivischer Aufgaben. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 48. Marburg 2009. S. 89–128.

Schäfer, Udo 2014. Verschriftlichung von Verfahrenshandlungen vor kirchlichen Gerichten durch Protokollierung. Der Kanon X 2.19.11 und sein Interpretation durch die mittelalterliche Kanonistik. In: Becker, Irmgard Christa u. a., Hg. 2014. Archiv – Recht – Geschichte. Festschrift für Rainer Polley. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 59. Marburg. S. 275–310.

---

---