Es ist ein Anliegen dieses Blogs, aktenkundliche Klassiker vorzustellen – vorzugsweise solche, die die Zunft selbst vergessen hat. Eines dieser Werke begleitet mich seit der Ausbildung und hat sich immer wieder als nützlich erwiesen: Rudolf Schatz’ “Die Registraturen der kirchlichen Oberbehörden” von 1963. Nicht nur für das kirchliche Archivwesen ist es lesenswert.

In diesem schmalen Band von 45 Seiten geht es nicht um Aktenkunde im Sinne der systematischen, analytischen und genetischen Bestimmung von einzelnen Dokumenten, sondern um die Bildung von Akten aus Einzelstücken und die Struktur der Akten in einer Behördenregistratur. Diese Aspekte sind eigentlich ein integraler Teil der Aktenkunde. Der Gründervater Meisner hat sie ganz selbstverständlich mitbehandelt.

Dann schoss sich die Aktenkunde aber auf das Einzelstück ein. Ein Manko, das heute allgemein erkannt wird und das zu schließen eine Hauptaufgabe für das Fach ist (Schäfer 2009, Kretzschmar 2009).

Wohlgemerkt handelt es sich bei Schatz (1963) nicht um ein retrospektives quellenkundliches Handbuch, sondern um eine Anleitung zur sachgerechten Führung einer Kirchenregistratur im Zeitalter des Aktenplans. Andererseits war der Autor Archivar (am Bundesarchiv) und schrieb natürlich vor dem Hintergrund seiner Kenntnis der historischen Aktenüberlieferung, sodass sich Quellenkritik und normative Absicht in diesem Werk durchdringen.

Schatz hatte 1961 bereits ein solches Handbuch von wesentlich größerem Umfang für das staatliche Aktenwesen herausgebracht. Der auf Bitten von Kirchenarchivaren geschriebene Ableger bietet die Essenz seiner Lehre und ist darum nicht allein für die Benutzer von Kirchenarchiven interessant. Die Aktenführung der ev. Kirchenbehörden ist von der staatlichen abgeleitet und ähnelt ihr sehr.

Um als Forscher Grundbegriffe der Aktenführung im 20. Jahrhundert und die Genese der archivischen Überlieferung zu verstehen, bietet Schatz nach meiner Meinung immer noch eine bessere Orientierung als der abundante “Große Boberach Hoffmann” (2000).

Für den kirchlichen Bereich ist freilich zu beachten, dass der Gegenstand wirklich nur die Oberbehörden der ev. Landeskirchen sind, die Landeskirchenamt, Oberkirchenrat o. ä. heißen. Auf die Ebene der Mittelbehörden (Propsteien, Superintendenturen…) kann der Befund noch übertragen werden, nicht aber auf die der Pfarrämter der Kirchengemeinden. Diese Ebene wird stark durch die Führung von Amtsbüchern (Kirchenbücher) und darauf bezogener Registerakten charakterisiert.

Schatz beschreibt anschaulich, ohne sich in Unwesentlichem zu verlieren, die Gliederung des Aktenbestands in eine allein nach den abstrakten Sachbetreffen eines Aktenplans gegliederte Generalregistratur und Spezialregistraturen für Personal- und Gemeindeakten, die nach Namen und Orten abgelegt werden und bei Bedarf sachlich weiter untergliedert werden. Und er erklärt in klassischer Form das Wesen des modernen Aktenplans (Schatz 1963: 13 f.):

“1. Der Aktenplan soll […] nicht nur die Betreffe der Aktengruppen […] umfassen, sondern auch die Titel der einzelnen Akten einbeziehen. Für jeden voraussichtlich anfallenden Vorgang muß also der Aktenbetreff, unter dem er zu subsumieren ist, von vornherein gesehen werden.
2. Der Aktenplan soll eine nach logischen Grundsätzen aufgebaute, die innere Verwandtschaft der Stoffgebiete zugrunde legende, systematische Form haben. In stufenförmigem Aufbau wird das Schriftgut in Haupt-, Mittel- und Untergruppen gegliedert.
3. Der Aktenplan muß Raum für künftige Einfügungen auf allen Stufen und in allen Bereich freilassen.
4. Da die im Aktenplan aufzuführenden Aktenzeichen als Geschäftszeichen verwendet werden, müssen sie kurz, klar, übersichtlich und merkfähig sein. […]”

Das Geschäftszeichen als Ordnungsmerkmal, das die Ablageform der Akten eng an die Organisationsform der Institution bindet, ist ja das charakteristische Element des modernen Aktenlesens. Wer es zu deuten weiß, ist bei der Archivrecherche klar im Vorteil.

Besonders klar und eingängig ist Schatz’ (1960: 22-28) Aktentypologie, auch wenn es unter Archivaren und Registratoren bis heute terminologisch keine Einigkeit gibt. Er unterscheidet die Ausgliederung aus den normalen Akten von

• Nebenakten für bedeutungslose Einzelvorgänge,
• Beiakten für nebensächliche Unterlagen zum Hauptvorgang,
• Unterakten zur Aufteilung eines umfangreichen Vorgangs nach Einzelaspekten.

Wer sich auch noch die letzten Seiten durchliest (Schatz 1960: 35-41), die ein Appell an die Registratoren sind, sich auf das System einzulassen und es verständig anzuwenden, bekommt auch gleich einen Eindruck, wo die Fehlerquellen bei der vorgangsbasierten Aktenführung per Geschäftszeichen liegen, wie leicht ein Stück falsch abgelegt werden kann usw. Und wünscht sich aus Forscherperspektive dann vielleicht doch wieder die “gute alte Zeit” mit Journal und Rotolus zurück.

Literatur

Hoffmann, Heinz 2000. Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. Schriften des Bundesarchivs 43). 2. Aufl. München.

Kretzschmar, Robert 2009. Werkzeug, Forschungsfeld, Lehrfach? Zur Bedeutung der Historischen Hilfswissenschaften für die Archive. In: Uhde, Karsten, Hg. Quellenarbeit und Schriftgutverwaltung. Historische Hilfswissenschaften im Kontext archivischer Aufgaben. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 48. Marburg. S. 151–176.

Schäfer, Udo 2009. Amtliche Aktenkunde der Neuzeit – Records Management des 21. Jahrhunderts. Zur Schnittmenge zweier Disziplinen. In: Uhde, Karsten, Hg. Quellenarbeit und Schriftgutverwaltung. Historische Hilfswissenschaften im Kontext archivischer Aufgaben. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 48. Marburg. S. 89–128.

Schatz, Rudolf 1961. Behördenschriftgut: Aktenbildung, Aktenverwaltung, Archivierung, Boppard, Boldt. Schriften des Bundesarchivs 8. Boppard.

Schatz, Rudolf 1963. Die Registraturen der kirchlichen Oberbehörden. Veröffentlichungen der Arbeitsgemeinschaft für das Archiv- und Bibliothekswesen in der evangelischen Kirche 2. Neustadt an der Aisch.

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