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Aktenkunde bei der Tagesschau

Die Tagesschau berichtet heute über Vorwürfe gegen den Bundesminister der Verteidigung, früher als angegeben über erhebliche Probleme bei der Drohne „Euro Hawk“ informiert gewesen zu sein. Schon länger ist bekannt, dass dem Minister im Dezember 2012 Gesprächsunterlagen vorgelegen haben, die u. a. das Zulassungsproblem thematisierten und eine Serienbeschaffung in Frage stellten.

Die „Berliner Zeitung“ hat jetzt nach eigenen Angaben eine Version dieser Unterlagen erhalten, in der an den entscheidenden Stellen Markierungen mit Grünstift zu sehen sind – in der deutschen Verwaltungspraxis bekanntlich der untrügliche Hinweis auf den Behördenleiter, hier also den Minister, als Urheber. Die „Berliner Zeitung“ spricht plastisch, wenn auch nicht ganz korrekt von der „Ministerfarbe“.

Für sich genommen ist dies bereits ein schönes Beispiel für den quellenkritischen Wert von Bearbeitungsspuren auf Aktenschriftstücken und für die unverzichtbare Anforderung an die Arbeit mit moderen Akten, unter den oft zahlreichen Doppeln das für den Geschäftsgang bestimmte Arbeitsexemplar zu ermitteln.

Die Tagesschau will es ihrem Publikum noch genauer bieten, aber sie verschlimmbessert. Da sei der „Berliner Zeitung“ das „Original“ der Gesprächsunterlagen durchgesteckt worden. Das ließe allerdings Schlimmstes für den materiellen Geheimschutz im Verteidigungsministerium befürchten. Gemeint ist wohl ein Farbscan vom Original.

Als Infokasten findet sich dann folgende Information:

Regeln für Aktenvermerke

Will ein Minister auf einer Akte oder einem Vermerk etwas markieren oder einen Gedanken festhalten, darf er nicht zu einem beliebigen Kugelschreiber greifen. Damit nachvollzogen werden kann, wer welche Anmerkungen hinterlassen hat, ist die Farbe der Stifte genau geregelt. Die „Anlage 2 zu Paragraph 13 Absatz 2“ der „Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien GGO“ legt fest: Der Grünstift ist dem Minister vorbehalten. Streng hierarchisch ist außerdem vorgeschrieben: Parlamentarische Staatssekretäre zeichnen violett, beamtete Staatssekretäre rot, die Abteilungsleitung blau und die Unterabteilungsleitung braun.

Die GGO (S. 59) ist damit richtig zitiert, dabei übersieht die Redaktion aber, dass das „Farbspiel“ hier nur für den Geschäftsgangsvermerk zur Festlegung der Bearbeitung von Eingängen festgelegt wird. Hier geht es aber um inhaltliche Bearbeitungsspuren auf internen Unterlagen. Die generelle Zuweisung der Farbe Grün ergibt sich aus dem Verwaltungegebrauch und möglicherweise internen Vorschriften des jeweiligen Ministeriums.

Außerdem: Offenbar verwechselt die Redaktion den hier geregelten Geschäftsgangsvermerk, also eine dem Schriftstück aufgesetzte Verfügung und damit ein Element aus der Analytischen Aktenkunde, mit dem Aktenvermerk als Schriftstücktyp aus der Systematischen Aktenkunde. Da die hilfswissenschaftliche Terminologie durch die Mehrfachverwendung des Grundworts „Vermerk“ aber selbst nicht konsequent ist, ist das eine lässliche Sünde.

Schließlich noch der Klassiker: Zwischen Aktenvermerken als Schriftstücken und Akten (von der Tagesschau natürlich im Singular gebraucht) als deren Zusammenfassung wird nicht unterschieden; aber diesen Lapsus findet der abgekläre Archivar und Hilfswissenschaftler auch in in der hohen Wissenschaft…

Netzfundstück: Kleine Aktenkunde beim Großen Generalstab

Der Archivar und Historiker Lars-Holger Thümmler betreibt eine Website zur preußischen Militärgeschichte, auf der sich etwas unerwartet auch eine „Kurze Einführung in die Aktenkunde“ ergoogeln lässt. Diese Seite scheint innerhalb der Website nicht verlinkt und nur direkt abrufbar zu sein.

Es handelt sich um eine als Gedächtnisstütze brauchbare Zusammenstellung zentraler Aktenstilformen der Zeit bis 1918, jeweils mit den wichtigsten formalen Merkmalen in Stichwortform. Hier ist auch einmal das unter Archivaren legendäre „Kornsche Gatter“ als JPG vorhanden: Ein tabellarisches Schaubild, das ein wenig wie „Käsekästchen“ aussieht, und es erlaubt, Aktenschriftstücke anhand der Kombination der Merkmale „Stil“ und „Zweck“ (des Schreibens) zu kategorisieren – benannt nach dem Dozenten an der Archivschule Marburg Hans-Enno Korn.

Merkwürdigerweise fehlen gerade die Sonderformen des militärischen Schriftguts; siehe dazu konzise Jürgen Kloosterhuis, Amtliche Aktenkunde der Neuzeit: Ein hilfswissenschaftliches Kompendium, in: Archiv für Diplomatik 45 (1999), S. 465–563, hier S. 548 f. (im Preprint Kap. V, Anhang 2).