Aktenkunde 101

Da sitzt man nun zum ersten Mal im Archiv, vor sich die ersten Akten, und weiß nicht weiter. Man möchte Quellen auswerten, aber angesichts des Formenreichtums des Papiers auf dem Tisch sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Hier einige Praxisregeln, um eine allererste Schneise zu schlagen.

Sie richten sich als „101“-Grundkurs an Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die eher punktuell und beiläufig historische Aktenbestände auswerten möchten, z. B. für ein einzelnes Kapitel der Dissertation, das vielleicht der historischen Kontextualisierung eines Themas aus einem anderen Fach dient. Wer quellenkritische Grundlagenforschung betreibt, wird tiefer in die Materie einsteigen müssen.

Die beiden hier benutzten Beispiele stehen online, und zwar sowohl als hochauslösende Digitalisate wie auch als Editionstext:

  1. Auswärtiges Amt an Kaiser Wilhelm II., Bericht, Ausfertigung, 1. August 1914: Digitalisat / Edition
  2. Auswärtiges Amt an Gesandtschaft Budapest, Erlass, Konzept, 1. August 1914: Digitalisat /Edition

Ich empfehle, Digitalisat und Editionstext in Browserfenster parallel zu öffnen, um das Folgende nachzuvollziehen. Wegen der vorhandenen Edition verzichte ich auf eine Transkription des Texts.

1. Eingang oder Ausgang?

Der Wert der Aktenkunde für das Quellenstudium liegt in der Vereinfachung durch Formalisierung. Ohne das Schriftstück schon richtig zu lesen, nur durch das Betrachten formaler Merkmale, lassen sich entscheidende Kontextinformationen gewinnen.

Die elementare Frage ist, ob es sich bei dem Schriftstück um einen Eingang oder einen Ausgang gehandelt hat.

  1. Eingang: Von der Institution, die die Akten angelegt hat, empfangenes Schreiben.
  2. Ausgang: Eigenes Schreiben der aktenführenden Institution.

Diese beiden Gruppen treten in charakteristischen Entstehungsstufen auf:

  1. Eingänge in Form von Ausfertigungen
  2. Ausgänge in Form von Entwürfen

Nehmen wir klassisches deutsches Behördenschriftgut als Beispiel, dann ist eine Ausfertigung in aller Regel an zwei Merkmalen sicher zu erkennen:

  1. Briefkopf
  2. Unterschrift oder Stempelabdruck (Beglaubigungsmittel)
Unterschrieben und auf Kopfbogen mit breitem Rand: Ausfertigung eines Berichts
Unterschrieben und auf Kopfbogen mit breitem Rand: Ausfertigung eines Berichts

Der Gesamteindruck ist sauber, das Papier gut, der vom Absender geschriebene Text weist keine Korrekturen auf.

Ausfertigungen liegt meist in behändigter Form vor: Der Empfänger hat eine Fülle von Marginalien auf das Papier gesetzt, vom Eingangsstempel bis zur Verfügung („Angabe“), wie geantwortet werden sollte.

Merkmale der Behändigung auf einem Eingang
Merkmale der Behändigung auf einem Eingang

Ein Entwurf steht dagegen auf einfachem Papier, zeigt viele Paraphen statt einer Unterschrift sowie Korrekturen. Vor allem ist es halbbrüchig beschrieben, d. h. eine Hälfte der Seite blieb leer, um den genehmigenden Instanzen Raum für ihre Anmerkungen zu bieten.

Flüchtig geschrieben, halbbrüchig und paraphiert: Konzept eines Erlasses
Flüchtig geschrieben, halbbrüchig und paraphiert: Konzept eines Erlasses

Die Endstufe eines Entwurfs ist das abschließend genehmigte Konzept: Das Stück zeigt dann eine Reihe von Abzeichnungen mit Namenskürzeln („Paraphen“) und eventuell Textkorrekturen.

Auf einem Konzept: Registraturvermerke (rot) und eine Kenntnisnahme (grün)
Auf einem Konzept: Registraturvermerke (rot) und eine Kenntnisnahme (grün)

Nach der letzten Genehmigung wurde davon eine Reinschrift erstellt und versandt, die sich als Eingang in den Akten des Empfängers befinden sollte.

Die saubere Bestimmung der Entstehungsstufen schafft die Grundlage der Quellenkritik. Sie lässt die Abfolge und Struktur des Schriftwechsels erkennen. Anhand der Behändigung lässt sich das Stück, mit dem gearbeitet wurde, von Abschriften, Durchschlägen und anderen Überlieferungsformen unterscheiden. Bei einem Konzept gibt nur die Feststellung, dass es genehmigt wurde, die Gewähr, dass es in dieser Textgestalt auch tatsächlich versandt wurde.

2. Die Dinge beim Namen nennen

Es gab und gibt verschiedene Typen von Schriftstücken. Die Aktenkunde hält dafür eine Terminologie bereit, die sich am zeitgenössischen Sprachgebrauch orientiert, diesen aber systematisiert. Als Kriterium für die Zuweisung dient die Funktion eines Schriftstücks innerhalb des hierarchisch aufgebauten Verwaltungsapparats.

Eine nachgeordnete Behörde berichtet ihrer vorgesetzten Stelle über einen Sachverhalt und holt sich eine Weisung zum weiteren Verfahren ein. Die Schreiben sind „Berichte“.

Achtung: Berichte haben oft einen breiten Rand, auf den der Empfänger seine Marginalien aufsetzen kann – nicht zu verwechseln mit der Halbbrüchigkeit eines Konzepts!

Die vorgesetzte Behörde erteilt eine Weisung oder fordert Informationen an. Die Schreiben sind „Verfügungen“, außer wenn das Ministerium als oberste Behörde schreibt: Dann spricht man von „Erlassen“.

Behörden, die einander gleichgeordnet sind, weil sie auf der gleichen Ebene stehen (Regierungspräsident an Regierungspräsident) oder weil sie zu verschiedenen Ressorts gehören (Schulamt/Kultus an Finanzamt/Finanzen), kommunizieren mit „Schreiben“.

Berichte und Verfügungen begegnen als internes Schriftgut auch innerhalb großer Behörden zur Kommunikation zwischen Referaten und der Amtsleitung. Daneben begegnen in den Akten immer weitgehend formlose Aufzeichnungen, die als Gedächtnisstütze zum Stand eines Verfahrens dienen. Dies sind die berühmten „Aktenvermerke“.

So liegen die Verhältnisse seit dem 19. Jahrhundert. Im Ancien Régime lagen sie wesentlich komplizierter; man sehe sich nur die Kabinettsorder an. Jede „Stilform“ hat ihre eigenen Regeln, die man beim Aktenstudium rasch erkennt. Das hilft, die anfängliche Verwirrung zu sortieren und bringt quellenkritischen Mehrwert. Die richtige Benennung ist außerdem die Voraussetzung, um Aktenstücke sachgerecht zu zitieren.

Natürlich wird auch in den Aktenstücken selbst aufeinander mit zeitgenössischen Bezeichnungen Bezug genommen, die deutlich abweichen können. Davon lasse man sich nicht verwirren. Auch ein „untertänigstes Ersuchen“ ist ein Bericht. Nur die Anwendung der normalisierten wissenschaftlichen Terminologie stiftet Erkenntnis.

3. Was da sonst noch steht

Zurück zu dem vielen Gekritzel auf behändigen Ausfertigungen und genehmigten Konzepten. Es ist elementar wichtig, sauber zwischen dem eigentlichen Schriftstück und den aufgesetzten Vermerken zu unterscheiden, die bestimmen, was im Geschäftsgang der Institution mit dem Stück geschehen soll, oder festhalten, was damit schon geschehen ist.

Statt allgemein von Vermerken, Randnotizen oder Marginalien zu sprechen, unterscheidet man deshalb besser zwischen:

  1. Vermerken (im engeren Sinne), die vergangene Bearbeitungsschritte dokumentieren
  2. Verfügungen, die zukünftige Bearbeitungsschritte planen.

Sie erlauben es also, den Geschäftsgang vom Eingangsstempel bis zur Weisung des Chefs zu rekonstruieren. Die Kunst besteht darin, unter diesen „Bearbeitungsspuren“ diejenigen herauszupräparieren, die die inhaltliche Entscheidungsfindung dokumentieren. Davon zu unterscheiden sind die rein geschäftstechnischen Spuren, insbesondere

  1. bei Eingängen: Eingangsstempel, Journalnummer, Aktenzeichen, Zuschreibung an einen Bearbeiter,
  2. bei Ausgängen: Fertigungsvermerke der Kanzlei, Abgangsvermerk, zdA-Schreibung („zu den Akten“).

Auch diese Spuren sind keinesfalls unbedeutend! Sie dokumentieren die Verschleppung eines Vorgangs, Unregelmäßigkeiten im Geschäftsgang usw., die wichtige Kontextinformationen zum Inhalt bieten. Um sie ohne Gefahr auszublenden, muss man sie zuerst erfassen und verstehen. Hier ist Erfahrungswissen gefordert.

Und wie macht man das?

Bevor sich genügend Routine eingespielt hat, schreibe man im Archiv die ersten Stücke vollständig ab: zuerst den Text, dann darunter in einer Liste die Vermerke und Verfügungen, und zwar in der Reihenfolge, wie sie auf dem Blatt stehen.

Danach stelle man durch Nummerierung die chronologische Reihenfolge her, wie sie sich aus den Tagesdaten der Paraphen und der Logik der Bearbeitung ergibt. Man bestimme die Entstehungsstufe und den Typ des Schriftstücks. Es beginnt dann die Feinarbeit wie das Auflösen der Paraphen mithilfe zeitgenössischer Behördenhandbücher usw.

So entsteht eine detaillierte Geschäftsgangsanalyse, wie hier für unser Beispiel 2 zu sehen.

Hat man das ein paar Mal mit einer bunten Mischung von Aktenstücken gemacht, erkennt man schnell wiederkehrende Muster. Ein Blick in die aktenkundliche Literatur ist dabei sehr hilfreich. Wenn das Archiv das Fotografieren erlaubt, mache man Aufnahmen von ganz durchschnittlichen Stücken und markiere am Rechner die charakteristischen Bestandteile: Hier steht auf dem Konzept einer Verfügung der Behörde das Aktenzeichen, dort sind die Paraphen. Damit gewinnt man Schablonen zur Bestimmung anderer Stücke.

Erfahrungsgemäß kann man recht schnell auf die vollständige Abschrift verzichten und sich auf die wesentlichen Vermerke und Verfügungen konzentrieren. Am Ende liest man die Akten so flüssig wie ein zeitgenössischer Beamter.

Zu diesem Punkt zu gelangen, ist das praktische Ziel der Aktenkunde.


3 Gedanken zu „Aktenkunde 101

  1. Vielen Dank für diese Einführung, die ich sehr interessant fand, da ich auf der „anderen“ Seite tätig bin, nämlich in der Verwaltung, die die Akten produziert, die die Aktenkundler dan untersuchen können. (Nun ja, was ich so produziere, ist sicherlich nicht archivwürdig, und vielleicht ist mir das auch lieber so.)

    Es stellt sich mir allerdings eine Frage: Die Verwaltung existiert ja nicht im luftleeren Raum und verwaltet sich ausschließlich selbst. Dementsprechend ist ein großer Teil der Schriftstücke, die über die Schreibtische einer Behörde gehen, nicht von einer Behörde an eine andere (ob nun über-, nach- oder gleichgeordnete) Behörde, sondern entweder von oder an Privatpersonen (oder private Unternehmen). In der Aktenkunde scheint das hingegen kaum eine Rolle zu spielen. Liegt das daran, dass man sich auf die Ministerien und anderen obersten Behörden konzentriert? Oder fallen grundsätzlich nur rein verwaltungsinterne Vorgänge in den Zuständigkeitsbereich der Aktenkunde?

    1. Das täuscht. Auch Anträge (mit Bearbeitungspflicht die Behörde) oder Eingaben (ohne Bearbeitungspflicht) von privater Seite gehören zum aktenkundlichen Beritt, ebenso wie Bescheide der Behörde (mit Rechtsqualität) und einfache Auskünfte. Ich habe hier allein Beispiele aus der verwaltungsinternen Sphäre genommen, weil der Schriftverkehr zwischen Behörden in beiden Richtungen stärker normiert sind. An weitgehend formfreien Schreiben Bürger -> Behörde lässt sich der regelhafte Charakter des Schriftverkehrs, auf dem die Aktenkunde aufsetzt, schlechter verdeutlichen. Die Aktenkunde beginnt am Besten in Zonen größter Normierung, um sich dann in Randgebiete vorzutasten. Die Beschränkung hatte also einen didaktischen Grund.

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